岗位说明书是人力资源规划的最根本资料，无论是招聘需求，培训需求，人员规划需求都离不开最最基本的岗位说明书。其编写可以从下面几个方面入手：
一、确认岗位工作内容设定基本信息
当需要编写岗位说明书时，往往是企业需要招聘新的职位，所以首先要做的是与用人部门再次确认和沟通新岗位的岗位工作职责和内容，然后设计表单表头的一些内容包括：职位名称、职位代码、所属部门、职系、职等职级（由内部高层沟通而定）、直属上级、薪资标准（往往是根据行业信息来确定一个范围）、填写日期、核准人等。
二、确认岗位工作内容设定基本信息
当需要编写岗位说明书时，往往是企业需要招聘新的职位，所以首先要做的是与用人部门再次确认和沟通新岗位的岗位工作职责和内容，然后设计表单表头的一些内容包括：职位名称、职位代码、所属部门、职系、职等职级（由内部高层沟通而定）、直属上级、薪资标准（往往是根据行业信息来确定一个范围）、填写日期、核准人等。
三、填写工作内容
完成了职位概要后，就需要编写详细的工作内容，需要进行如下安排：
1、罗列出该职位的所有工作事项
2、对工作细分进行归类
3、按重要等级对这些工作内容进行排序，从重要到相对不重要排列，这样读者可以一目了然
4、用词要确切，能体现出对职责的承担
四、确定任职资格
工作职责内容确立后，为能充分找到合适人才，资格确认也是必不可少的，其包含以下要素：
1、教育背景（最好与职位相关的专业）
2、培训经历（与职位相关的培训履历）
3、工作经验（设定时根据需要的资历来确定时间长短）
4、技能技巧（可以辅佐此岗位的技能）
5、态度（虽然抽象，却非常重要，通常用DISC人格来简单区分）
五、确定工作条件
工作条件的确认不仅是对于岗位性质的确定，同时也岗位说明明书不可或缺的一部分，其主要内容包括：
1、工作场所
2、环境状况（通常体现是脑力为主还是体力为主）
3、危险性
六、其他信息
最后一条是其他信息，这些信息往往要体现一个岗位在组织架构中的位置与职能，其包括：
1、直接下属信息
2、间接下属信息
3、晋升方向
4、轮转岗位等
职位说明书（也称职务说明书，岗位说明书）是通过职位描述的工作把直接的实践经验归纳总结上升为理论形式，使之成为指导性的管理文件。一般职位说明书是由一线经理来制定的，人力资源经理起到辅助的作用，主要是提供制定职位说明书的框架格式，并提供参考性建设建议。职位说明书是猎头公司开展业务过程中必不可少的工具之一。通常职位说明书为一式三份，一份为用人部门负责人保管，一份为员工自己保管，一份由人力资源部备份保管。
职位说明书主要包括两个部分：
一是职位描述，主要对职位的工作内容进行概括，包括职位设置的目的、基本职责、组织图、业绩标准、工作权限等内容；
二是职位的任职资格要求，主要对任职人员的标准和规范进行概括，包括该职位的行为标准，胜任职位所需的知识、技能、能力、个性特征以及对人员的培训需求等内容。职位说明书的这两个部分并非简单的罗列，而是通过客观的内在逻辑形成一个完整的系统。