职场中发送邮件需要注意以下三点,发送给对方的礼貌用语,发送时标题和主题要清晰明确,发送的邮件一定要备份。
一般邮件开头要有称呼和问候,以示礼貌,注意正式的邮件中,称呼和问候也一定要正式,不能太随意。正文要行文流畅、简洁明了,逻辑清晰,无语法语义和标点错误;重点内容可以用粗体标出来;邮件结尾要有再次问候与落款,写明发件人和发件时间,还可以加上发件人的联系方式,以便有问题时对方可以及时与发件人沟通。如果时间充裕,发送邮件之前一定要先发给自己,以便于检验开头称呼、文章、字体、内容是否有错误或者不得体的地方;
如果发送的是请求邮件,收到别人的回复时,不管别人接受还是拒绝,都要回复表示感谢,尤其发送的是求职邮件时,一定要注意回复。
邮件的标题要简短,不宜冗长,标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题,例如:“嘿!”或是“收着!”一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理。
发送的邮件最好备份,万一对方忘记收件了,你可以再打一份给他,职场有时候关系复杂,多存一份文件,也是多一份付出的证据,也便于日后整理查找。
总之,一封小小的邮件也需要注意各种细节。