根据中共太原市委、太原市人民政府的文件规定（并发[2001]19号），太原市设立了一个专门负责对外接待的机构——中共太原市委、太原市人民政府接待办公室（简称市委、市政府接待办公室），它隶属于市委办公厅，旨在协调四大班子（市委、市政府、市人大和市政协）的对外接待工作。
该办公室的主要职责包括:
安排中央和省来的考察团组的食宿、交通事宜，以及兄弟省市地区来访团组的接待。
负责四大班子重要会议和活动的组织服务，以及协助国家级和省级大型会议的接待。
负责四大班子领导和重要内宾的接待，安排相关活动的住宿、交通和参观等。
负责市领导外出政务活动的联络和后勤支持。
指导全市接待业务，对市直部门和县区招待所进行业务指导。
管理“太原市会议接待服务中心”。
负责全国城市接待部门间的交流工作。
执行市委、市政府交付的其他任务。
接待办公室内部设有两个主要职能处:
交际处，负责接待高级别官员、会议组织以及重要来宾，包括市领导的外事活动安排。
综合处，负责接待办的行政管理、后勤保障、财务、人事、安全等事务，以及制定工作计划、组织学习和会议，协调经费和与全国城市接待部门的联络工作。