应用文具有规范性、专门性、庄重平实、格式化比较固定的特点。
（1）规范性。应用文语言应该符合社会的、时代的、科学的语言标准。
（2）专门性。应用文写作的语言比较固定，各个文件有专门的术语和习惯用语。
（3）庄重平实。应用文叙事。说理都直接了当，不含糊其词，从而达到真实反映的情况和解决问题的目的。
（4）格式化比较固定。应用文有其惯用的外观体式和主体风格。有不少体式是社会长期约定俗成的，也有一些体式由国家统一规定，如公文。还有一些应用文格式比较简单。不论体式如何，都是为了提高办事效率，更好地发挥它的工具作用。