如何做好工程档案管理？

Question

如题所述

Answer 1

该如何做好工程档案管理呢，下面中达咨询为大家带来相关内容介绍以供参考。 
1 工程档案管理的意义
工程档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。它是传承城市人类文明的载体，是建设项目全过程的原始、真实记录，是宝贵的信息资源，是一座丰富的知识宝库，是城市建设的一种潜在的生产力，在城市建设各项活动中起着非常重要的作用。
（1）工程档案是积累城市建设经验，进行城市建设技术储备的手段，是城市建设活动的产物。城市建设活动的成果不外乎两个方面：一是建筑物实体，一是工程档案。工程档案真实地记录了建设生产活动的全过程，记载了人们的工程思想、技术、经济。因此它是储备工程技术、工程经验的工具和手段。对一个城市、一个地区来说，如果它拥有质量较高、数量较多的工程档案资料，就在一定程度上标志着它有比较雄厚的工程技术基础。反之，它的城市建设就会遇到很多困难。 
（2）工程档案是进行城市规划工作的基础。城市规划就是对城市或城市中各种要素，根据城市的现状、条件和基础、特色、各方面的动态变化因素进行全面的、综合的、科学的、长远的预测和设想。通过论证、编制规划方案付诸实施。《中华人民共和国城市规划法》明确规定，城市规划的编制，应当依据国民经济和社会发展计划以及当地的自然环境、资源条件、历史情况、现状特点统筹兼顾，综合布置。在城市规划中不仅形成了大量的工程档案，而且工程档案又是城市规划的重要基础。 
（3）工程档案是城市建设和管理的重要依据。现代化城市是一个综合的、整体的概念，它包括的内容很广泛、很复杂。由于经济和社会的发展，现在的小城镇，几年、十几年后将建设成为初具规划的城市，甚至成为举世瞩目的大都市。随着城市现代化进程的加快，各种矛盾也将呈现出来，为了解决诸多的矛盾，城市立体化程度越来越高，地下、地上空间利用率越来越高，除现有的各种管线外，地下建筑物、构筑物等各种隐蔽工程越来越多，而对这些工程的维护、管理、改建、扩建，单靠所谓的活档案——人的记忆是不行的。人会变化，要调动、要衰老，记忆力要衰退、要死亡，而工程档案则是城市建设科学资源储备的宝库，是各种隐蔽工程的眼睛。只有以工程档案为依据，才能进行科学的规划、建设和管理，才能克服盲目性，避免浪费和损失。
（4）工程档案是城市防灾、减灾和战后重建的重要依据。1976年唐山大地震后的城市基础设施的抢修、重建，工程档案发挥了重要作用；2002年俄罗斯警方成功解救被恐怖分子扣押在娱乐城的几百名人质，就是查阅了大量工程档案，利用该建筑物现有的通风管道向娱乐城中吹药，使恐怖分子失去战斗力，人质得以解救。 
实践证明，如果能合理、充分利用工程档案，就可以对城市进行合理开发，保证工程建设的合理设计、施工，充分发挥投资效益。 
2 如何做好工程档案的管理
工程档案的重要性要求我们必须做好工程档案管理工作。做好管理工作首先要从管理本身的四个基本特征出发：即管理的载体是组织，管理的主体是管理者，管理的任务是设计和维持一种环境，管理的核心是处理好人际关系，而人是管理的第一要素。
（1）要完善法规，依法治档。《莱西市城市建设档案管理规定》已于2003年10月1日起施行，该《规定》是依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市规划法》、《建设工程档案管理条例》、《城市建设档案管理规定》等法规制定的，这是政府对城建档案工作的极大重视和支持，对新时期的城建档案工作做了明确的规范和要求，为城建档案工作的发展指明了方向。《规定》明确了三项制度：即档案预验收制度、档案进馆时限制度和档案执法制度，将档案的预验收、备案、报送时限和执法要求以政府令的形式纳入规划、建设、管理程序中，从根本上保证了工程档案的内在质量和外在质量。因此在工程档案管理中要认真学习、贯彻落实《规定》，提高大家的思想素质和理论水平，逐步完善规范各种制度，理顺各种程序，严格把关，做到有法必依，执法必严，违法必究，加大执法力度，实现工程档案在新时期的依法治档。 
（2）详实的业务规范是从事工程档案管理工作的行动指南。俗话说没有规矩不成方圆，一些无形的道德底线规范着我们生活的方方面面，而对“档案”这样有形的、原始的、真实的依据性文件更需要一个统一的、顺应社会发展和变革的标准来指导我们的行动。我们根据工作中长期使用的《莱西市建筑工程档案管理细则》、《莱西市工程管线档案管理细则》和国标《建设工程文件归档整理规范》、行标《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》编写了《莱西市建设工程文件归档整理规范》，并将声像档案整理、档案信息著录、信息整理等内容补充进来，符合城市现代化发展、数字化建设的需要，顺应时代发展的潮流，使之更具操作性和前瞻性，实现工程档案馆由微观操作向宏观管理的转变，为我市的信息现代化管理夯实基础。我们应该熟练掌握和运用该《规范》。
（3）“以人为本”，充分发挥人的主观能动性，做好工程档案的管理工作。一是加强对工程档案法律、法规、标准的宣传工作，提高全社会的档案意识和法律意识。信息社会对信息传播也是迅捷的，我们要充分利用报刊、广播、电视等各种宣传渠道及时将工程档案的有关信息传播出去，特别是建立网络信息共享平台——工程档案专业网站，明确相关的法律、法规以及各自的职责，让大家都来了解它、关注它、重视它，熟悉并能很好地掌握它，并通过人机互通，实现网络交流，及时沟通信息，完善工程档案的管理工作。二是以人为本，培养一支高素质的档案管理专业队伍。现代化的城市建设离不开现代化的人才，高水平的工程档案管理也离不开具有综合素质的管理人员。这就要求对内，工程档案管理人员要定期参加专业理论学习，懂技术、会管理、业务精，并取得相应的管理资质、持证上岗；对外，定期举办工程档案管理的集中业务培训，及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。实践证明，集中业务培训是做好工程档案管理工作的重要途径和有效措施，它时间短、见效快、针对性强、覆盖面广，能大大提高建设单位和施工技术人员的业务素质和对工程档案的管理能力，对工程档案的标准化、规范化起到了积极的促进作用。三是深入现场，做好对重点工程项目档案的服务工作。重点工程建设项目是城市经济发展和社会进步的重要基础设施，也是发挥城市多功能作用的关键，它关系到国计民生，又体现着城市的现代化水平。在主动做好对重点工程业务指导、现场跟踪服务、档案接收工作的同时，还要对登记在册的重点工程项目进行清查、摸底，分析研究，积极探索，创出新路子。四是注重对工程档案信息的反馈。城市建设日新月异，对工程档案的管理也必须与城市建设相配套，要想做好这方面的衔接，就要深入工作实际，了解工程状况，及时掌握最新动态，即新的项目采用了哪些新技术、新方式，减少了哪些工作环节，同时又改进了哪些工艺，增加了哪些程序，形成了哪些与之配套的新的表格资料，及时将相关的信息从基层反馈到管理层，并通过汇总、提炼再补充到相应的规范中，进一步做好对工程档案的管理。
综上所述，做好工程档案的管理工作关键在于人，充分发挥人的潜力，使之能更好地为工程档案事业服务。 通过对工程档案的管理、编研、开发和利用，必将转化为直接的生产力，推动城市建设发展，为社会创造更多的财富。

更多关于工程/服务/采购类的标书代写制作，提升中标率，您可以点击底部官网客服免费咨询：https://bid.lcyff.com/#/?source=bdzd

Answer 2

在做工程项目时，最让项目经理头疼的，莫过于工程项目资料存档管理。因为这其中涉及的资料非常多，既包括项目建设前期的土地征用协议、招投标文件，也包括项目设计阶段的设计审批文件、批准概算书、预算书，还包括建设项目施工过程中的工程开工报告、质量监督检查报告、竣工报告及竣工签证书、设计变更通知单、竣工图纸、工程决算报告等。

面对复杂繁多的档案资料，想要进行统一科学管控，需要解决很多实实在在的困难。

会博通相继实施落地过上百个工程项目档案管理系统。总结不同工程企业或事业部所面对的项目档案管理难题，可总结为4个方面：

1、项目管理涉及的参建单位较多，文件管理职责分工不明确，对范围内应收集、归档的文件材料不清楚，档案收集不齐全也不容易追溯。

2、归档材料质量不符合规范要求。诸如文件格式不规范、签订手续不完整、不真实，使用不耐久字迹材料记录文件等现象比较多。

3、案卷标题拟写不规范，案卷题名没有提示卷内文件的全部信息。如：质量评定表及原材料实验报告等项目内容只编写为竣工资料字样、没有注明工程名称。

4、平时对项目资料不注意收集，工程收尾临近工程达标投产验收时才突击整理，造成文件材料不能及时归档，很难保证项目档案的齐全、完整与准确。

为解决工程项目资料存档管理在协作、规范、即时等方面的难题，会博通专门提供了流程化协作、实时归档与表格打印功能，创造性的帮助工程项目科学高效归档，有效提升工程项目质量和成效。

1.业务流程化，统一规范项目档案资料

在项目资料存档管理当中，会博通为工程项目人员提供了审批流功能。所有需要审核的档案、文件都需要通过流程审批的方式，经审核确定无误后，方能进行归档入库。整个审批流的审批体系，既可以包括企业内部人员，也可以覆盖企业外部人员。

若遇到需要外部协作的情况，只需要将文件链接发送给对方，对方即可立刻进入到审批的流程当中来，便捷参与档案资料审批等各种工作。

此外，系统还可提供了丰富的资料模板。你可以用会博通档案管理当中提供的资料模板，比如：项目组成员表、任务书、项目WBS表、项目进步进化表、项目风险管理表、项目沟通计划表、项目会议既要、项目状态报告表、项目变更管理表、项目总结表等经典十大项目管理表格。当然，你也可以在系统当中创建具备企业特色的资料模板，以此来规范档案资料的填写。

2.档案即时归档，告别突击整理时的忙乱

会博通在项目资料存档管理上，可以同步接通多个系统，比如企业微信、钉钉、ERP等等，在第三方平台上沟通的文件会同步实时导入到会博通当中。

项目档案员可以手动勾选需要归档的文件、资料并在线鉴定，一键式操作即可将之实时归档进入项目资料管理系统中，不需要再在项目临近尾声的时候，专门花费额外的时间进行档案资料整理，使得项目管理工作更从容，也更有序。

如果是多用户版本，也可以将多人纳入到档案管理工作当中，用多线程的方式进一步细化、优化项目档案管理资料。

比如，你可以将每一个子项目的负责人纳入到归档工作中，由它将子项目涉及的资料实时上传，再设定专人审核。

与此同时，会博通系统当中提供了多维度的权限控制，在多人参与协作的过程中，你完全不用担心档案凌乱与安全问题。

3.批量打印表格，案卷信息规范标准

针对案卷拟写不规范的问题，会博通工程项目档案管理平台，为用户提供了丰富的批量打印表格功能。通过该功能，用户可以自由便捷打印卷内目录、备考表、封面、背脊等。

表格模板均按照规范要求设定，可以非常好的解决案卷标题拟写不规范、信息不全的问题。

会博通工程项目资料存档管理平台，贯穿立项、审批、评估、收付款全过程，解决了工程档案资料在管控过程中出现的资料不全、不合规的问题，以高效灵活的流程管理，全面支持工程企业项目积累、分享、利用和创新。

本回答被网友采纳

Answer 3

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。