一、档案的收集要全面档案的收集是档案整理的第一步，档案资料的齐全与否直接影响着整体档案的利用价值。因此，这就要求档案员在收集档案时一定要面面俱到，对上级来文以及站内发文、会议记录、年度荣誉录、人员信息、职工培训、安全检查、责任状等本站产生的档案资料都要收集齐全。为了防止档案资料的丢失，最好采取统一收集的形式，可在新一年的年初对所有日常档案盒内的档案资料进行清理，同时对各部门的档案资料进行收集，统一更新替换，确保档案资料的齐全。二、档案的分类要合理档案的分类是档案整理中的关键一步，档案的分类是否合理不但直接关系到档案保管的便利与否，还直接决定着档案工作的成效。由于收费站部门设置比较单一，目前比较普遍采用的是年度——问题分类法，即同一年度同一保管期限内将相同问题的文件资料放到一起。这时，有两点要提起注意：一是保管期限的分类。保管期限的分类是档案分类的开始，要严格按照本单位档案资料保管期限标准进行，对于永久和长期保存的文件分类要特别慎重，不确定的文件最好实行“就长不就短”的原则，以防因档案资料使用时因存放时间过短已被销毁无法查询。保管期限的分类标准应形成常态化，逐年对应，以便于查找。二是同一保管期限下不同类文件的分类与排列。在同一保管期限内，首先应确定责任单位，将同一责任单位的文件放到一起，然后在相同责任单位下将相同类问题的文件放到一起，随后按照重要程度对不同类的问题进行排列。对于收费站来说，最好将与收费工作相关的问题放在最前方，随后是安全、行政、人事、党群、其他等。值得一提的是，所有保管期限下可以都按照此顺序进行排列，不但便于分类，还可以大大提高检索效率，提高档案的利用率。三、档案的整理要规范确定了档案的保管期限和分类顺序后，就进入档案的装订、打号目录录入、扫描和装盒环节。这个环节相对来说比较简单，但越是简单就越容易出错，因此一定要做到认真、仔细。就拿装订文件来说，对页数较多的档案应实行三孔一线装订法，少于三页的可直接用固体胶粘到一起。装订时一定要注意每份文件的针孔间距、页边距要一样，否则装订出来会不太美观。打号也同样如此，打号时数字及各刻章要配套使用，大小相同，油墨均匀，从而使所有文件都统一、整洁、规范；录入目录时要注意错别字和录入项目的完整，扫描文件时要及时修补电子文件的外观，装盒时要放入备考表，对可以互见的文件进行标注，以备查询。总之，文书档案的整理是一项非常艰巨而重要的工作，要做好此项工作，还要求档案人员要具备高度的责任心、单位领导重视档案工作、建立健全完善的档案管理制度、加强档案的日常检查等，这样才可以切实提高文书档案的利用效果，切实发挥档案的作用，实现档案的保存价值。
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