纸质档案数字化与电子文件管理有什么联系

Question

如题所述

Answer 1

楼主你好，纸质档案数字化之后，同样需要遵循档案管理的有关要求管理，例如档案使用的权限管理，档案资料的定义，分类，立卷，归档等等。当然，电子档案和纸质档案也可以实现统一管理，档案管理系统容许纸质档案、实物档案与数字化档案在同一系统中实施同步管理，并且，可提供实体档案的存放位置地图显示，以方便管理与利用。数字化档案集中统一管理，实体纸质档案则可根据需要，实施分布式管理，即可对设置于不同地点的档案库房实施管理。而电子文件管理，就没有立卷与归档等要求，相对管理较为灵活。

我们可以这样说，纸质的文件数字化之后可以形成电子文件，如果需要归为档案进行管理，则需要遵循档案管理的要求进行管理；如只作为电子文件进行管理，则管理比较灵活，没有太多的条条框框，电子文件本身的管理亦同理。所以，档案管理与文件管理在很多企业都是分开管理的，在档案系统中，一般都将文件和档案分开两个大类进行管理，这些都可以统称之为知识管理。

楼主可以参考一下知识管理系统，可以有效帮助企业进行知识管理：

绍林科技开发的汇博通是一个综合知识管理平台，前身是3Hmis综合知识管理系统，它把门户网站，内外信息管理以及沟通与协作，有机的结合到一起，使得整条业务链条上的信息管理，传递，共享，协作与沟通变得更加容易，有序与方便。
应用范围涵盖办公自动化，文件管理，档案管理，内容管理，证照管理，综合知识资源整合以及大数据应用等以知识文档为基础的众多领域。
同时，系统提供论坛中心、知识问答、微博等知识共享平台，在管理企业显性知识的基础下，有效促进隐性知识的沉淀。
另外，企业内部的知识管理应该照顾到知识的全生命周期管理，从知识的产生到再利用以及自我发酵、完善各个生命周期阶段中都应该有对应的功能进行管理支持。
并且，汇博通将知识管理的应用进一步扩展到手机和平板电脑，可实现公文审批，移动协作，移动考勤，即时沟通，信息查阅以及只是共享等功能，随时随地把企业知识库带在身边。

总的来说，可以应用到知识管理的各个方面，通用性较强，同时也是一套OA系统，可以推进党校知识文档的一体化管理，不论显性或隐性知识都有相应的功能模块，实用性较强。楼主可以参考一下他们官网的解决方案吧。

Answer 2

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。