采购员岗位职责
在供应部经理的领导下，负责材料采购工作。
二、根据采购计划，负责联系供应厂商，实施采购作业，保证生产供应，不因工作失误导致生产停工待料。
三、负责收集调查供应商的资质、信誉，建立供应商档案，动态考察。协助经理开展供应商评价工作，拓宽业务供应渠道，优胜劣态，择优选取供应厂商。
四、以企业利益为重，采取货比三家的方法比价采购。
五、在货物的采购时，要尽可能地与供应单位签订合同，只能在批准的采购计划内就货物的名称、规格、数量进行采购，不得擅自改变采购的内容。
六、遵守货款结算纪律，发票价格、运费、税款等必须与合同、合约复核无误、凭证齐全后才可办理申请财务结算，如有部分退货，应注意从原发票中扣除后再办理申请结算。
七、遵守本企业的各项规章制度，维护企业形象，要与供应商建立关系渠道，保持长期友好的协作关系。敬业爱岗，勤奋工作。
八、对企业负责，积极认真工作，不弄虚作假，不营私舞弊。
九、认真做好领导交办的临时性工作。
徐州来朋工程机械有限公司
采 购 管 理 程 序
LP-
年 月 日发布
徐州来朋工程机械有限公司
采 购 管 理 程 序
1目的
为确保采购产品符合规定要求，使供应商能够持续、稳定的提供合格产品，特制定本程序。
2适用范围
本程序适用于所有产品的协作配套件、原辅材料的采购及其供应商的选择、评定及管理。
3引用文件
4术语
4.1供应商：即供方,有时也称分承包方、协作配套厂、供货厂家。
4.2 Ⅰ类件：指对产品的性能、安全性、可靠性及使用寿命有直接较大影响的安全件、重要件。
4.3 Ⅱ类件：指对产品的某些性能有一定影响的零部件。
4.4 Ⅲ类件：除Ⅰ、Ⅱ类件以外的所有零部件。
5职责
5.1供应部负责采购计划的编制、报批、实施；按照经营需求，负责采购产品的组织、调度；负责生产过程中及市场退回的不合格品的清退工作。
5.2供应部负责采购文件的管理，按照有关规定对技术文件和资料进行发放和回收；负责供应商的初选；负责供应商生产技术准备工作的协调、监督；负责全新开发产品及新开发零部件的布点、调度及布点规划方案的编制、报批；负责供应商产品供货质量的日常管理和质量整改；负责供应商的综合评定和供应商体系的优化调整；负责合格供应商名单及临时合格供应商名单的发布和管理；负责供应商质量档案的建立和管理。
5.3供应部负责采购产品的贮存、保管、发放和回收，完成不合格品的清退工作。
5.4供应部负责采购产品的成本控制及采购合同的签订，同时协助财务处做好各产
品的成本降低工作；负责各种商务活动和商务政策的制定；负责采购综合管理工作。
5.5供应部长负责“供应商基本情况调查表”(附录A)及“供应商资格审批表” (附录B)的审核。
5.6技术质量部
5.6.1按产品技术重要度划分Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ类零部件，并提出明细表。
5.6.2负责供应商产品技术项目的确定和管理，向供应商提供完整正确的产品图样、技术文件和验收技术标准，并负责各种技术协议和资料的发放、归档和管理。
5.6.3同供应商签定有关技术协议和知识产权保护协议。
5.6.4负责与供应部共同进行全新开发产品供应商的初选，并对新产品试制中供应商产品质量进行跟踪，同时提出全新开发产品试制合格供应商明细。
5.6.5与供应商共同进行技术开发。
5.7技术质量部
5.7.1负责供应商质量保证能力评定的组织实施。
5.7.2负责供应商产品进货检验和试验；负责供应商产品样品验证的组织实施及供应商产品在生产过程的质量跟踪，并对质量信息收集、分析、反馈和处理。
5.7.3负责质量整改计划的制订、发布和实施情况的监督。
5.7.4负责质量保证协议的签订。
5.7.5技术质量部长负责Ⅱ、Ⅲ类零部件供应商资格的审批。
5.8 负责Ⅰ类零部件供应商资格的审批。
5.9营销部
5.9.1负责样品验证后的市场质量跟踪及结果反馈。
5.9.2负责质保服务协议的签定。
5.9.3负责采购产品市场质量信息的收集、分析、反馈和处理。
5.10制造部负责重要采购件的工艺审核和指导；负责质量保证能力中工艺保证能力的评定。
6培训和资格
6.1所有与采购有关人员需接受本程序的培训，并且具备相应的专业知识和业务能力。
6.2供应商质量保证能力评定人员应经过质量审核知识培训，并了解本程序。
7程序
7.1供应商的选择
7.1.1配套体系外供应商的选择
7.1.1.1当现有供应商的配套能力、产品质量或价格等方面满足不了需求时，则需在配套体系外布点。
7.1.1.2供应部外购件根据需要制订布点规划方案，要求供应商填写“供应商基本情况调查表”，并根据拟布点零部件提供相应的复印件材料。根据供应商提供的材料对供应商进行初选,并填写《供应商资格审批报告》，经制造部长批准后报技术质量部，由技术质量部确定是否对供应商进行质量保证能力评定及评定方式。
7.1.2新产品开发供应商的选择
7.1.2.1 产品改进、改型或新产品开发过程中配套体系内资源难以保证时，则需按7.1.1条款在配套体系外布点。
7.1.2.2 新产品开发供应商的初选由技术质量部与供应部共同进行，供应部外购件制订新产品试制布点规划方案，初选（初定）供应商，报供应部长审批，通过后发技术质量部、技术质量部、制造部。新产品开发阶段供应商样件的试装由技术质量部负责。
7.1.2.3 新产品或结构改进选型的试装样机由技术质量部组织评审，需要时由技术质量部组织对供应商进行质量保证能力评定，并将评定结果通知供应部。
7.1.3配套体系内供应商的选择
对于经供应部提出，技术质量部确定，可不进行综合能力调查和质量保证能力评审，但需供应商提供相应的设备清单，直接进行产品质量验证。
7.2供应商的评价
7.2.1新增供应商的评价
7.2.1.1首先对供应商的资质进行确认(生产许可证、营业执照等)，并由供应部协调质量、工艺、技术等相关部门人员进行综合能力调查(包括质量保证能力评定)。
7.2.1.2技术质量部根据《进货检验和试验控制程序》加大对样品的抽检比例，并做好检验记录
7.2.1.3具体样品的试装及试装结果的评价按《供应商样品验证管理办法》执行。
7.2.2长期合作供应商的评价
对长期合作的供应商由供应部、技术质量部、技术质量部分别按照《供应商供货综合评定标准及其管理办法》对计划完成率、准时化送货、产品质量、服务质量及新产品开发等指标进行评价。
7.2.3紧急/临时采购零部件供应商的评价
7.2.3.1供应部对供应商资质进行确认(生产许可证、营业执照等)。
7.2.3.2技术质量部根据《进货检验和试验控制程序》加大对样品的抽检比例，并做好检验记录。
7.2.3.3技术质量部对紧急/临时采购零部件在装配过程中进行全过程质量跟踪，并做好跟踪记录。
7.3供应商的控制
7.3.1全新开发产品供应商的控制(附录C)
7.3.1.1质量保证能力评定
技术质量部根据布点方案、供应商资料及《供应商质量保证能力评定管理办法》的有关规定，提出全新产品开发布点供应商质量保证能力评定计划，报技术质量部部长审核，批准后对需现场评定的供应商按《供应商质量保证能力评定管理办法》中有关规定进行现场评定。
7.3.1.2供应商产品验证
全新开发产品供应商样品的验证与全新开发产品试制验证同时进行，在新产品开发试制过程中，由技术质量部负责跟踪供应商产品质量状况，并进行记录，在新产品试制完成，通过产品鉴定后，根据产品试制开发期间零部件质量状况，提出全新开发产品试制中零部件开发试制合格的供应商及零部件明细，经技术质量部部长审核后报技术质量部，参与试制合格的供应商零部件等同于首批样品验证合格。
7.3.1.3合格供应商资格审批
a)对质量保证能力评定合格和免于现场评定的供应商(A、B级)，在新开发产品试制中所供零部件也合格的，由供应部通知供应商签订《质量保证协议》、《质保服务协议》，待确认供应商签订完协议后，由供应部汇总拟订“合格供应商资格审批报告”统一报供应部长审核批准，通过后编制下发“合格供应商名单”并与供应商签订《采购合同》。
b)对质量保证能力评定为C1级且试制中所供零部件验证不合格的供应商，但因生产急需由该供应商供货时，必须进行批量样品验证。批量样品验证合格后由供应部通知供应商签订《质量保证协议》、《质保服务协议》(包括试制验证合格的供应商)。协议签完后，由供应部汇总拟订“临时合格供应商资格审批报告”进行报批，通过后编制下发“临时合格供应商名单”，并与供应商签定《临时采购合同》，同时由质品量部根据需要下发质量整改通知，要求供应商进行质量整改；
c)对于批量样品验证不合格的供应商，由技术质量部通知其进行质量整改，整改期间停止供货或限量供货，同时通知供应部增加布点或重新布点；
d)对质量保证能力评定为C2级的供应商由技术质量部通知供应部取消其协作配套资格，供应部应在产品批量生产前重新进行布点。
7.3.2新增布点供应商的控制(附录D)
7.3.2.1供应商质量保证能力评定
技术质量部接到供应部提供的“供应商基本情况调查表”及“供应商资格审批表”及相关资料、明细后，进行审核，合格后由技术质量部部长在评定说明栏内签署是否进行质量保证能力评定的意见，对需现场评定的，由技术质量部组织相关人员按照《供应商质量保证能力评定管理办法》的规定对其进行现场评定。
7.3.2.2供应商产品验证
a)对质量保证能力现场评定合格或免于现场评定的供应商由供应部通知技术质量部签定采购技术协议；对于产品图样上技术要求或工艺要求已经比较详细的零部件，无需再签订《采购技术协议》，供应商直接按图样要求生产制造；
b)技术质量部接到供应部通知后，安排专业所与供应商签定“采购技术协议”，向供应商提供正式的产品图样或技术要求，同时将“采购技术协议”发放给供应部、技术质量部及有关部门，对协议签定过程中涉及到的有关问题可与供应部协商；
c)供应部接到采购技术协议后，通知供应商按协议要求提供样品进行样品验证，具体按照《供应商样品验证管理办法》执行；
d)对参与新产品开发且试制验证合格的供应商，在产品批量生产时，可直接办理批量样品试装。
7.3.2.3合格供应商资格审批
对产品验证合格、质量保证能力评定合格(A、B级)或免于现场评定的供应商，采购部确认供应商已按要求签定了《质量保证协议》、《质保服务协议》和《采购合同》时，由技术质量部部长在“供应商资格审批表”上签署意见，Ⅱ类件、Ⅲ类件直接审批批准，I类件进行审核后报主管经理批准，通过后通知供应部拟订合格供应商补充通知下发各相关部门。
7.3.2.4临时合格供应商资格审批
对于因时间和人员限制尚不能进行质量保证能力评定，或评定结果为C1级，但因生产急需由该供应商供货时，可只进行产品验证，合格后经技术质量部部长(Ⅱ类件、Ⅲ类件)或主管经理(I类件)批准，可通过后通知供应部可暂纳入“临时合格供应商”进行管理，“临时合格供应商”应在半年内重新评定。
7.3.3紧急/临时采购零部件供应商的控制
7.3.3.1对时间要求较短，来不及对供应商进行调查、初选布点的紧急采购零部件；采购量较小、暂不打算布点的临时采购零部件；尚未找到较好的布点资源、但仍需进行采购的零部件，可由供应部填写“供应商基本经营情况调查表”和“紧急/临时采购零部件审批表”(附录E)，一同报批。I类件报技术质量部长批准，Ⅱ、Ⅲ类件报供应部长及技术质量部部长批准，通过后可进行紧急/临时采购（对供应商可暂不进行控制），以满足产品试制及生产需要。
7.4供应商资格审批完毕后，所有与供应商有关的评定、验证、审批资料由供应部纳入供应商档案管理。
7.5供应商名单的管理
7.5.1.1 “合格供应商名单”由供应部负责编制，处长审核、批准、发布。
7.5.1.2 “合格供应商名单”(含临时)在产品开发试制完成，通过产品鉴定，进入批量生产前，由供应部根据供应商样品验证及质量保证能力评定情况统一审批、发布，更新周期原则上为一年，根据供应商年度供货质量状况、新增布点的供应商补充通知下发情况重新编制、报批和发布。当出现以下情形之一时，由相关部门书面提出，经主管领导批准后，随时取消合格供应商资格，并由供应部对名单进行更改：
a)产品质量波动较大或发生重大质量问题；
b)供货不及时；
c)售后服务质量差；
d)价格(包括运杂费)高。
7.5.1.3 “合格供应商名单”属内部控制机密文件，由供应部确定发放范围，各持有部门或个人不得对外借阅。
7.6采购计划的管理
7.6.1产品批量生产时，由供应部依据生产计划编制零部件采购计划，采购计划应包括供应商名称、零部件名称、零部件图号、计划数量及到位时间，采购计划需主管采购领导批准后才能生效。严格按照规定的发交系数和采购计划进行零部件采购，同时负责采购计划的调整和考核。
7.6.2供应部必须严格按“合格（临时合格）供应商名单”进行采购(紧急/临时采购零部件除外)，由技术质量部在入库报检中进行监督控制。
7.6.3对于临时合格供应商所供零部件，如该零部件已有合格供应商则临时合格供应商每月供货量不得超过本月采购总量的40%，即供货系数不得大于0.4。
7.7采购文件的控制
7.7.1采购文件包括以下内容：
a)采购合同或协议书；
b)质量保证协议书；
c)采购技术协议或新产品开发协议书；
d)“质保”服务协议书；
e)零部件采购计划。
7.7.2采购合同由供应部负责签定，成熟产品的签订时间在每年一次的供应商经营会议上统一签订，新开发产品的签订在该产品批量生产后一个月内签订完毕。
7.7.3技术质量部负责与经过样品验证并合格的供应商签定质量保证协议书。成熟产品的签订时间在每年一次的供应商经营会议上统一签订，新开发产品的签订在该产品批量生产后一个月内签订完毕。
7.7.4技术质量部负责签定采购技术协议或新产品开发协议。成熟产品的签订时间在每年一次的供应商经营会议上统一签订，新开发产品的签订在该产品批量生产或试制生产前签订完毕。
7.7.5营销部负责与供应商签定“质保”服务协议，用户使用过程中由于采购产品原因导致的质量问题按此协议处理。成熟产品的签订时间在每年一次的供应商经营会议上统一签订，新开发产品的签订在该产品批量生产后一个月内签订完毕。
7.7.6各种协议或合同由供应部组织签定，以《供应商协议或合同签订流程表》为准(见附录F)。
7.8采购产品的验证
7.8.1进货检验
进货检验包括到供应商货源处验证，具体按《进货检验和试验控制程序》执行。
7.8.2采购产品的搬运、贮存、包装和防护
采购产品入库严格按照《产品防护和交付控制程序》执行。
7.8.3样品试装
按照《供应商样品验证管理办法》执行。
7.8.4应顾客要求，可以到供应商现场进行验证，具体由供应部协调组织。
7.9供应商供货质量日常管理
公司对供应商日常供货质量实行“提示—限期整改—警告—淘汰”四步管理法，一般情况下按“提示—限期整改—警告—淘汰”的顺序进行管理，对于情节严重的，可以跨越其中的一步或多步，四步法的任何一步都可以同时实施索赔。
7.9.1提示
对于协作配套件在入厂检验过程发现的质量问题和生产过程、市场上发生的一般性质量问题，供应部或相关部门将以“质量信息反馈单”或电话通知的形式反馈厂家，引起厂家的足够重视并由厂家自行整改。
7.9.2限期整改
a)经过“提示”以后，若供应商的零部件实物质量仍没有好转，或同类质量问题重复性发生；
b)在协作配套件发生批量性质量问题。
当出现以上两种情况之一时，技术质量部将下发正式的质量整改通知，并规定整改时限。由供应部及相关部门立即通知供应商。
厂家应在规定的时间内将整改情况反馈技术质量部，技术质量部视厂家反馈情况组织验收。
7.9.3警告
a)在“限期整改”阶段，对质量整改不积极、整改效果不明显、没有达到整改要求或问题重复发生的；
b)因协作配套件质量问题发生市场严重质量问题、生产过程严重质量事故或B类用户投诉的。
当出现以上两种情况之一时：
①技术质量部下发停供整顿通知，在停供时限结束时由技术质量部组织到厂家进行整改验收；
②在对供应商进行“警告”处理后，供应部要及时调配资源，督促同种零部件其他配套厂家提升产能，同时必须增加布点。
7.9.4淘汰
包括以下两种淘汰型式：
a)“收回式淘汰”(只对故障零部件实行停供)；
b)“关门式淘汰”(取消供应商全部零部件的配套资格)
在“警告”阶段，对质量整改不积极、整改效果不明显、没有达到整改要求或经“警告”以后同类问题重复发生时，将对供应商实行“收回式淘汰”，取消所受警告零部件的配套资格。
因协作配套件质量问题发生市场特大质量事故、市场重大质量事故、A类用户投诉或其他性质恶劣、后果严重的质量问题时，或当“收回式淘汰”的零部件比例超过供货供应商供货品种总数的70%以上时，将对供应商实行“关门式淘汰”。
8 记录和表格
8.1供应商基本情况调查表
8.2供应商资格审批表
8.3采购合同或协议书
8.4采购技术协议书
8.5质量保证协议书
8.6“质保”服务协议书
8.7紧急/临时采购零部件审批表
8.8合格供应商名单
9附录
附录A 供应商基本情况调查表
附录B 供应商资格审批表
附录C 紧急/临时采购零部件审批表
附录D 供应商协议或合同签订流程表
附加说明：
本程序归口部门：供应部
本程序审核人：
本程序批准人：
附录A
供应商基本情况调查表
一、企业基本情况：
企业名称: 配套产品:
企业性质: 法人代表:
联 系 人: 联系电话: 联系传真:
地 址: 邮政编码: 邮 箱:
企业占地面积: 其中生产面积:
职工总数： 其中工程技术人员: 管理人员:
企业资产总值: 固定资产: 流动资金:
年 产 值: 年销售收入: 利 润:
二、主要组织机构名称及人员：
1.技术质量部门： 人 员: 高级: 中级:
负 责 人: 联系电话: 联系传真:
2.研发工艺： 人 员: 高级: 中级:
负 责 人: 联系电话: 联系传真:
3.技术质量部： 人 员: 高级: 中级:
负 责 人: 联系电话: 联系传真:
4.制造部门: 人 员: 高级: 中级:
负 责 人: 联系电话: 联系传真:
三、日常质量信息联系人:
信息员姓名: 所在部门: 职 务:
职 称: 联系传真: 联系电话:
四、价格意向:（具体价格以双方签订的合同为准）
五、供应商应该提供的建档资料：
1.营业执照(复印件)
2.企业简介
3.主要生产设备及检验、试验设备明细
4.产品样本及质量证明文件，包括：产品鉴定证书、形式试验报告、性能检测报告等
5.产品给同行业配套情况
六、以上材料一式两份，装订成册，提报供应部
七、调查人
八、调查时间 年 月 日
附录B
供应商资格审批表
重要度：
产品名称及代号： 编 号：
供
应
商 名 称 法人代表
地 址 联 系 人
联系电话 邮 编
供货的运输方式 运输路途时间
供应部初选理由：
调查人: 负责人: 日期:
供应部主管意见：
负责人: 日期:
技术质量部对供应商质量保证能力的评定说明：
负责人: 日期:
样品验证结论 结论日期
质量保证能力评定结论 结论日期
技术质量部意见：
负责人： 日期： 总经理意见：
负责人： 日期：
纳入分供方名单时间 供应商类别
附录C
紧急/临时采购零部件审批表
零部件
名 称 零部件
图号/型号 采购
数量
紧急/临时采购原因：
提出人： 年 月 日
供应部领导意见：
签 名： 年 月 日
技术质量部部长意见：
签 名： 年 月 日
注：此表审批通过后复印送相关单位，原件存档。
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附录D
供应商协议或合同签订流程表
NO.
供应商名称： 年 月 日
序号 责任单位 协议内容 协议编号 负责人签字 备注
1 技术质量部 采购技术协议
2 质量保证协议
3 营销部 质保服务协议
4 供应部 采购合同、协议
说明：必须按照流程表规定的顺序流转，持此流程表方能签订合同。
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