电话招商是展览工作开始的第一步，是展会发达国家的一部分。组展就如同销售人员将一种有价值的产品推荐给顾客使用一样，需要事前妥善规划，沟通过程中抓牢企业心理，达到意向后及时追踪服务，这样才能取得好的效益。 事前规划和准备 １．确定目标企业名单。 根据展示的目标和任务、展览会的性质确定目标企业，收集潜在的企业名单。首先从过去参加过展览的企业中寻找是否有相关服务与商品展览的企业，再从这些企业中找出与他们业务相关的厂商。有些企业的分支组织或与企业有业务关系的公司也可能对这些特定对象的展览有兴趣，同时留意有些常在媒体中登广告的厂商，这些也是潜在的企业客户。 ２．熟悉产品和服务、准备好相应文件。 一个招展人员一定要了解自己展会的优点和缺点，知道目前市场中同类展会的状况，知道自己处于什么样的地位，在市场中的地位和在企业心目中的地位是什么样的，知道自己如何去弥补和提升自己展会的美誉度，知道在各企业沟通中能提炼哪些内容可以吸引企业。然后准备出沟通过程中可能用到的文件。如与企业沟通过程中，需提前准备展会的宣传材料、展位图、标准模式的报价单、参展流程表、参展协议等，便于企业有需求的时候即可提供。 3. 沟通过程中把握企业心理 研究显示，展览提供最好的行销机会，而且花费也不高，比杂志、电台、电视广告、邮寄等方式效果要好。所以企业需要展会，希望在展会上获得好处。而对企业这种心理的把握对招展是否成功有着很大的影响。从企业心理的角度看，他们首先对展会能否做成功抱怀疑态度，如果我们在招展时与企业隔得太远，成功率就会大大降低。所以，在进行招展时，要很好地把握企业的心理距离。 那么，如何抓住企业的心呢？电话沟通正是将信息传达给企业，用电话与企业交流时首先要了解客户。一般说来，客户参加展会都是有动机的，总结下来无非是如下两种，一种动机是希望获得某种好处，另一种动机是害怕损失某种利益。也就是说企业希望通过展会宣传自己的企业和产品，引起公众的注意，为企业的发展和销售寻找商机。如果有这种机会，企业一定会牢牢把握住，不让它失去的。所以要学会将展会招商信息变成有效的帮助策略，真正打动企业。第二是信息跟踪以及深入诱导是招展成功的关键。招展人员在沟通过程中会得到许多信息，了解到企业对展会的态度、存在的种种疑虑等。针对这些情况，招展人员要根据企业反馈信息不同，作出不同解答，通过有效沟通，打销企业心中的不安因素，但切勿强行灌输，那样会让企业反感。 长期从事招展工作又善于思考的人总结出这样一个规律：没经验的电话招展人员总是向客户阐述自己的展会如何好，主办单位的规格如何高，政府是如何准备搭台唱戏。其实客户真正关心的问题并不是展会如何好，而是展会如何能让他赚钱、受益，招展所要说的内容也就是如此。招展电话想要打动企业，关键是要了解企业，了解他现在需要什么、怀疑什么以及企业所面临的难题是什么，在此基础上，针对性地告知，才能打动企业的心。而其中招展成功的关键就是对企业要真诚，沟通中对展会的推广要有切实可行的策略与计划，不能不切实际地胡吹乱侃，让企业在听了详细的分析计划后，感受到这是一个非常好的赚钱机会。那么，招展的成功也就是顺理成章的事了。 4. 及时追踪服务 招展很少有初次沟通即可确定成交的，一般是先把展会信息传达给企业，如企业有意向的话会索要一些详细资料，然后企业内部会进行研究考虑再次定是否参展，这样就必须安排下一次通话时间。
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