你所问的问题属于采购员工作职责中的一条，具体这样做：
第一、采购分为常规性采购、应急性采购和生产原材料或项目采购，先把这两类区分开来（这两种采购方式可以用表格的形式表现出来，根据自己公司情况，做出切实可行的采购表，利于你工作的开展），常规性采购：就是公司每个月每个部门固定要采购的东西，这个数据的汇总，可以出个通知，做个表格，每个月定好什么时候把填好的表格上交到采购部，应急性采购：也就是不在计划之内的采购需求，比如：你老板今天说要急采购一台电视机回来，而这个不是你月采购计划内的事情。生产原材料或项目采购：就是公司如果要生产产品，生产部门肯定有一个生产排程，就是到什么时间生产什么产品，要哪些原材料，原材料要多量等等信息，可以找工程部要BOM表（也就是一套成品产品所需要的所有部件清单的一个表格），进行计算并算好原材料在生产过程中的损耗值，原材料要进多少数据就出来了。项目部分：就是公司比如要做一个十一销售项目，此次活动的费用出来了，各部门要什么东西，发一个通知，叫他们什么时候交到你这，你统一安排采购。
以上说的全部要分开做帐，这样有利于你日后的查帐或对帐。
这是一套的采购流程，中间会产生很多相应的表格出来。具体的你多根据你公司的实际情况做最合适的表格。
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