1、工程资料的收集
（1）资料员收集工程资料必须及时，必须保持与实际施工进度同步。
（2）工程建设资料管理必须纳入项目管理的程序中，资料员应参加生产协调会、项目管理人员工作会议等，及时掌握施工管理信息，便于对资料的管理和监控。
（3）对分包单位必须提供的施工技术资料审核，从总工、工程部经理到资料员应严格把关，所提供的资料不符合要求的，不予结算工程款（包括对供货单位）
（5）资料员对收集到的资料应及时整理、立卷与归档。
2、工程资料分类与保管
（1）为保证工程资料管理的规范化、制度化和科学化
（2）工程资料的存放和保管方法根据在本单位的实际情况确定，并必须符合档案管理的有关规定。
（3）工程档案库应按档案管理规定和要求建立，并报请本地档案管理机构组织档案管理验收。
（4）工程档案库必须安全、清洁，并做到“六防”即防火、防盗、防虫、防霉、防尘和防光。
（5）工程资料应按相关规定移交、归档。项目通过竣工验收后，按有关规定和时限移交档案馆；按合同规定的时限提交业主。
（6）借阅工程资料时，必须履行相关手续，且不得损坏或遗失。
（7）工程资料的收回、销毁按本单位和本地档案管理的有关规定执行。
3、工程资料的登记
（1）工程资料收发登记。无论是收回文件，还是发放文件，资料员应对这些文件进行逐件登记，并备案，以便于管理。
（2）工程资料借阅登记。工程资料整理归档完毕后，由于工作的需要，单位领导或工作人员经常需阅某件文件资料，资料员应建立登记台账，详细列出借阅文件的时间、借阅人、借阅目的及归还时间。
（3）工程资料传阅登记：在文件处理过程中，如文件份数少而需要多人阅处或须知照文件精神的人数较多，则需要传阅文件，因此需要建立文件传阅登记制度。
4、工程资料的复印
（1）工程资料一般不可复印，但下列文件除外：非密级文件、投标标书、票据、凭证、少量一次性非常规表格等，又具有应急性、单件性或少量性的其他资料。
（2）工程资料的复印由资料员统一管理，凡是受控文件不得擅自复印。必须复印应经主管领导批准。
（3）需要复印的文件材料，有关部门应预先考虑其使用前景，适当增加自存数，避免临时突击复印，如：工程图纸等。
（4）如需转发复印上一级单位文件，必须按有关规定办理相关手续，否则不得复印。密级文件复印须经本单位主管领导批准。复印的文件如无批准证明，资料员可不予复印。
1、首先分专业。一般用人单位根据业务范围，分为土建类（桩基资料、总包资料、人防资料、水暖电资料、装饰装修资料、幕墙资料、钢结构资料等等）、市政类（市政道路、桥梁、隧道、水利、电厂、煤炭等）及其他分类
总体来说，什么是资料员？
由于任何工程都离不开资料员，因此资料员岗位在建筑八大员中是不可缺少的，大量的工艺资料、验收资料等都需要有人收集、整理、归档。
项目完成后，还应将资料移交施工单位和施工单档案保管部门。
资料管理员也是一个工作岗位，因为需要将大量的资料编制目录，这是一个结合了脑力劳动和体力劳动的工种。
2、跨行业或者纯新手能否胜任做资料员？
资料编辑还是个经验性很强的工作，但是需要懂技术的人却很多，很多资料都要去仔细鉴别，资料填写是否正确，内容是否真实，是否与工程同步收集等等，都需要有一定的经验，时间证明，新来的资料编辑和做了十几年资料工作的资料主管，会相差很大，甚至是天壤之别。在施工过程中，不仅要对资料进行整理，也要对竣工后的资料进行整理，移交给自己单位的档案管理部门一套资料是必须要做的一项工作，有的还需要替施工单位移交档案资料，从这个角度讲，资料员兼有档案管理员的角色。
建议看下一篇文章《老资料员分享艰辛工作经历》，网上应该能找到，你会对资料员这个行业了解更深刻。
目前整个建筑行业，趋向越来越专业化，每个职位都有自己的工作内容，理论上是没有重叠的。
以一个成熟的施工单位资料员日常工作内容举例，分为三部分
第一部分：项目内部资料管理，如各种施工方案、检验批、报验、验收资料等等。除此之外，还有公司内部的会议资料、文件收发文文件建档、留底等等。
第二部分：外页资料。如甲方指令单、会议内容、配合甲方及内部公司的定期检查。如签证、索赔资料的递交签字流程跟踪。
第三部分：公司内部资料管理。如公司到项目部的管理（从上至下的精神、物质的关怀传达）、工地人员考勤、培训、取证考证等等。可以视为自己公司/集团对各项目部的管理间的传送带。
当然各个工作内容还设有更详尽的，总体上做资料员并不是很难，作为新手应该要多多学习。网上搜下“资料员大神的博文”，是一个资料员做法的各种详解，值得学习学习。反正以前我刚做资料员的时候也是挺蒙的，后来多学多看，工作中多跟同事交流，也就慢慢顺了。
整个资料员工作流程，理顺了就什么都好了。