1、建立联系人
excel列表，把每个“元素”：都拆细，例如姓名（若需要单独用到姓，例如“陈先生”，则还要把姓和名各自放一列），单位，职务，称呼，邮箱地址（一格只放一个），地址，邮编等。
2、建立邀请信
word文档，和之前的excel放在同一个文件夹里。调整好格式等。如需打印信封，也一样制 作一个word文档。
3、 邮件合并功能。
（1）选择形式，是信函，还是电子邮件。
（2）选择收件人，“使用现有的表”，选择刚才做好的excel（word2010似乎可以选择任意文件夹的excel表，2003的好像不行）。
（3）编辑收件人列表，选择要插入的联系人，若是全部都要使用，就略过这一步。
（4）插入域。在需要插入“内容”，例如姓名的地方点击“插入合并域”，选择插入“姓名”，这时在word文档 出现<<姓名>>类似的标志。
（5）预览结果。点击预览结果
邀请函的结构写法类似公函。包括标题、称谓、正文、敬语及落款几个部分。
标题。一般只写“ 邀请函”, 字号比通常标题要略大一些。有时也可以加“事由”, 如“关于参加中华民族凝聚力研讨会的邀请函”。
称谓。是对邀请对象的称呼, 写明对方姓名、职务、职称、学衔。也可以用“ 同志”、“先生”、“女士”、“小姐”称呼。有时还可以加上“ 尊敬的”之类定语。
正文。邀请函的主体, 写明邀请的主要内容,包括参加或活动的时间、地点及简单提示。有较为详细出席说明的, 通常要另纸说明, 避免邀请函写得过长。
敬语。末尾用“敬请光临”、“敬请光临指导”、“请届时出席” 之类的敬语。有些邀请函可以用“此致敬礼”、“顺致节日问候”等敬语。落款。落款写明发文单位及时间。正式邀请函要加盖公章, 以示庄重。
追问额
我说的是办理护照的邀请函