怎样做好一份投标文件？

Question

如题所述

Answer 1

　　为了开标时评标方便，投标文件一般都有严格的格式要求，一般会在招标文件中有专门的章节说明投标文件的格式和编排顺序。本文从投标的过程和标书制作方面简单谈一些必须要注意的地方，也是笔者从事多年投标的经验总结，如果有遗漏之处，请指出。
　　当购买标书后，作为投标标书文件制作负责人，应该立即阅读招标文件，我的经验来讲，一般阅读两次，第一次是简单的了解投标文件所需内容，如：
　　1、 企业相关证书要求到什么程度？复印件还是电子档等；
　　2、 投标文件是分内容分别装钉还是统一装为一册，以及正本和副本的数量；对投标文件装钉的要求如何；开标一览表（报价单）是否单独封装；
　　3、 把招标文件条理性的分为商务部分和技术部分，商务部分交给相关商务人员阅读，技术部分交给相关技术人员阅读，以确定是否满足，不满足时使用什么样的对策；
　　4、 阅读“投标文件的要求”一章，了解一下是否有特殊的要求，或者有没有目前难做到的要求，立即想对策；
　　以上内容了解了以后，可以立即进行分工，把事务性的事情先安排下去（如果是一个人完成所有事情的话，先按条理记录相关内容，以备忘），然后，仔细阅读各个章节，看是否有预料之外的要求出现，本次阅读过程中一定要细致，遇到特殊的需求时一定要记录好，以便后续安排。
　　此时，投标文件的情况已经基本了解，可以计算一下离交投标文件的时间，合理安排人员进行投标文件制作。注意：一定要按照招标文件的要求，按时递交投标文件，迟到一分钟都不会受理的，任何招标都如此。
　　注意：凡是遇到文件中有疑问的地方，一定要与招标方核实清楚，最好有书面的文档作支撑。
　　正式开始制作投标文件的实施步骤及注意事项：
　　1、 把对投标文件的制作（封装）要求的列表拷贝到一个新的doc文档，开始制作投标文件，这个拷贝的目的是让你不会遗漏要求的内容；
　　2、 根据文件要求，列好所有要求的内容的大纲，该大纲即成为本投标文件的目录，同时在适当的位置（一般在最前面）插入目录，该目录是自动目录，建议使用自动目录，以便以后修改内容时方便更新。
　　3、 一般投标文件都有比较固定的格式、顺序要求，直接按照要求编写就可以了。一般的顺序如下：
　　目录
　　投标函
　　联合投标协议（如果是多家企业组合以联合体投标）
　　法定代表人授权函
　　开标一览表（报价单，有可能是单独封装）
　　投标企业基本情况（包括：企业简介、营业执照、国家有关部门颁发的证书、企业荣誉、相关项目经历等）
　　商务指标响应情况（有可能商务、技术分开封装）
　　投标产品介绍（简介、说明书等）
　　投标产品技术响应情况
　　附件
　　以上大纲是一般投标的情况，具体实施时需要根据招标文件要求执行。
　　编写投标文件的过程中，一定要按照招标文件的要求，具体写清楚，语句不能模糊。商务响应和技术响应部分，一般分为满足、不满足、不完全满足几种，如果是表格形式，可以以“√”代表满足，如果是不完全满足，一定要作说明，否则视为不满足。投标文件编写完成后，一定要记得更新目录。
　　如果条件允许，建议把所有内容都以电子文档形式进行编排，以便修改和排版。
　　内容编写完成后，紧接着就是装钉投标文件了，装钉之前，一定要做好充分的准备，以免到时候不能按照预先计划的时间进行，准备工作大致包括：
　　投标文件的打印，如果条件允许，建议所有的正本都使用彩色打印，打印好之后，把响应的内容递交法定代表人签字（这个地方也可以灵活处理）；
　　正本的签字和盖章，这个地方记住四条：一是有独立公司名称的地方要盖章；二、营业执照要盖公章和“与原件一致”章；三是该签名的地方一定要签名；四是所有的盖章和签名“礼多人不怪”，所以，如果你不清楚的话，就盖一个吧，不碍事儿的；
　　包装类型确定：用文件袋还是牛皮纸等；
　　必要的工具：公章、剪刀、胶水等；
　　检查所有的正本是否都完整，是否都签字、盖章；
　　如果以上都没有问题，就可以到装门的标书制作的图文社进行装钉了。
　　装钉的过程一定要注意
　　按照招标文件要求，保证正本的数量和副本的数量，正本封面一定要注明“正本”，副本封面一定要注明“副本”；
　　单本装订好以后，一定要在正本、副本封面上盖公章，然后按照要求进行封装，封装要密封好，不可拆卸，封装好之后在密封口处粘贴封条，并加盖公章。
　　如此这般，一套投标文件就完成了，可以递交了，呵呵。不过还有些特殊的地方，简单补充一下：
　　1、 有些招标文件要求进行点对点应答，一定要按照要求进行（好多投标人都无此经验，呵呵），看下面的样本就应该了解了，不再多说
　　本应答须知为询价书的组成部分，请应答方注意以下要点：
　　要求：一、此次中国XXXX将集中采购各省公司2006年下半年所需全球眼前端终端设备，本次采购总量预计为1万台。上述采购量为根据市场情况所作出的预测量，实际采购量与预测量可能存在差异，厂家不应视为中国XXXX对该采购量作出了任何承诺。
　　应答：满足
　　要求：二、“中国XX集团2006年XXXXXXXX设备项目”询价书共五部分。第一部分：应答须知；第二部分：框架协议文本；第三部分：技术规范书；第四部分：商务规范书;第五部分：报价文件。第四部分的商务规范书作为各省公司签署合同的参考文本，原则上各省公司也可以根据以往与厂商合作的实际情况采用原先合同文本，第五部分的报价文件将稍后提供。应答人必须对本项目的所有文件进行严格保密，未经买方书面允许不得以任何原因、任何方式向第三方透露。
　　应答：满足
　　要求：三、报价及应答须符合以下要求：
　　应答：满足
　　要求：应答方应按报价格式要求及技术规范书要求提供报价。
　　应答：满足
　　要求：应答人资格：应答人应具备独立承担项目的能力。
　　应答：满足
　　要求：若应答文件书面文本和电子文本不一致时，以书面文本为准。
　　应答：满足
　　回复的应答文件至少应包括以下部分：
　　要求：1、 应答确认书一份正本，确认参加此次集中采购，将对询价书如实应答，并保证对于商务和技术部分的应答真实有效。应答确认书应加盖应答单位法人章、法定代表人签字或印签，或委托人签字后，加盖应答单位法人章。其中对于委托人签字的情况，应答方应同时提交授权委托书的原件。
　　应答：满足
　　要求：2、 设备报价一式两份，一份正本，一份副本，单独分包封装，并以中文Office格式提供电子版一套；密封封装并在封口处加盖齐缝章，商务报价必须由厂商授权代表签字并加盖应答单位法人章视为有效。
　　应答：满足
　　要求：3、　应答人营业执照，如应答人为代理商需提供原生产厂商执照（复印件）、代理公司营业执照（复印件）、由原生产厂商法人代表签发的本项目唯一代理授权书、代理商在本项目中承担的工作和责任、代理商代理本次应答产品的项目经验等。
　　应答：满足
　　要求：4、　对本应答须知的点对点应答文件，一式两份，一份正本，一份副本。
　　应答：满足
　　要求：5、　对技术规范书的点对点应答一式两份，一份正本，一份副本。
　　应答：满足
　　要求：6、　对框架协议文本的点对点应答，一式两份，一份正本，一份副本。
　　应答：满足
　　要求：7、　对商务规范书的点对点应答文件，一式两份，一份正本，一份副本。
　　应答：满足
　　要求：8、　请对以上提交的所有文件提供电子版文档1份，以光盘形式提交。
　　注：请反复核实贵公司所提供的电子文档与纸件是否相符。
　　封装要求：报价文件单独密装，其他文件封装在一起，电子版单独提交（请在每一份电子文档的封面上注明此文档所属厂商）。
　　应答：满足
　　2、 投标文件一般都要求同时提供电子版一套，一定要记得刻录光盘哦。。
　　3、 封装好的投标文件，在外包装上一定要贴上投标人信息，必要的话要注明“XXXX年XX月XX日 几时几分 开标之前不得启封”；
　　做投标文件其实就是这么简单，做一两次后就基本熟练了.

Answer 2

制作投标文件最好遵循以下的步骤：
1.仔细阅读招标书，重点信息要标注招标文件是对招投标双方都具有约束力的法律文件，招标人对投标人的要求完全体现在招标文件中。因此，投标人在编制投标文件前，必须把招标文件从头到尾认真仔细地阅读，不放过任何一个细节和疑问，对重要的内容要反复研读，加深理解，同时应认真审查本招标项目的施工图纸、核对工程量清单。
检查标书我们可以使用标事通新上线的招标智解功能，对招标文件关键信息进行结构化出来，方便投标人阅读。
2.建立规范、科学有效的投标信息管理系统
要建立规范、科学有效的投标信息库，其必须符合组织学理论，符合运筹、管理和统计学。投标信息管理系统作为一个投标所用材料的集合体，必须具备内容的全面性、系统性、及时性和搜索的便捷性，并具有各种证件到期提醒功能，具有更新内容的提示窗口等人性化设计。根据从事编制地铁、市政道路工程设计标书的经验，投标信息库模块可由标书、人员、单位业绩、企业信息、业主信息和行业信息等几大块组成。
3.标书目录定框架
商务、技术、报价分别包括哪些内容，先确定目录结构。
投标书文档排版
文档排版可以说是投标书制作中一步难人的步骤，投标书的排版关系到标书的有用与否，制作标书时，仔细留意每一处细节。
4.做好标书检查
1、对照招标书的要求和评分标准，一一检查所提到的商务部分、技术部分内容是否都已经包含，符合；
2、哪些文档需要打印？正本副本需要几份？是否需要U盘；
3、签字盖章。
对于标书检查，也可以使用标事通标书检查服务，对投标文件进行深度检查，排查标书问题，降低废标率。本回答被网友采纳