岗位分析是编写岗位说明书的关键步骤，通过收集与岗位相关的信息，如面谈、问卷和现场调查等方法，汇总处理后整理成书面文件。岗位说明书由两部分组成：岗位描述和岗位规范。岗位描述侧重于工作内容，包括职务概况、工作目标、工作特点及与之关联的其他信息。岗位规范则明确了任职资格，如学历要求、工作经验、所需专业知识与技能等。
岗位说明书对于员工来说明确了工作职责，为管理人员提供了岗位的书面信息，有助于他们对比参照工作进度和目标。然而，岗位说明书的格式并无固定规范，企业可根据自身需求设定。但无论是格式还是内容，都建立在岗位调查的基础上，未经调查，就难以获取岗位工作的全面信息。
岗位分析和岗位说明书的编写过程，旨在清晰界定岗位职责、任职要求及工作流程，为员工提供工作方向，为管理者提供决策依据。通过深入的岗位调查，确保岗位说明书的准确性和实用性，从而提升工作效率，促进团队协作，实现组织目标。
在岗位分析和岗位说明书的制定中，企业应注重收集多维度、多层次的信息，确保描述准确、规范。同时，岗位说明书的更新也应与岗位需求、市场变化同步，以保持其时效性和适用性。通过有效的岗位管理，企业可以优化人力资源配置，提高员工满意度，进而促进组织的整体发展。
总结来说，岗位分析与岗位说明书是组织管理中的重要工具，它们通过明确岗位职责、任职资格及工作流程，为企业提供了一套系统化、规范化的岗位管理框架。通过深入细致的岗位调查，确保岗位说明书的准确性和实用性，企业可以优化人力资源配置，提升组织效率，实现可持续发展。
岗位分析是对企业各类岗位的性质、任务、职责、劳动条件和环境，以及员工承担本岗位任务应具备的资格条件所进行的系统分析与研究，并由此制订岗位规范、工作说明书等人力资源管理文件的过程。