消防档案管理要用科学的原则及方法进行，建立和完善管理过程的工作制度，才能使其最大限度地发挥服务作用。
（1）统一保管、备查。根据《单位消防安全管理规定》第四十一条的规定：“单位应当对消防档案统一保管、备查。”单位的消防档案，采用集中统一保管、备查的方法管理。这样管理，便于材料集中，维护消防档案的完整及安全，有利于保密，方便查阅，也有利于使消防档案更好地发挥作用。
在日常的管理中要做好下列的几个方面工作：
①经常收集档案材料，并加以整理，保管档案；
②建立消防档案登记簿或者档案索引；
③认真办理消防档案材料的收发、转递以及借阅登记工作；
④填写、排列和变动消防档案登记簿及卡片。
（2）材料收集制度。消防档案材料，就是要求消防安全管理人员把通过日常的消防安全管理已经形成的分散的档案材料收集起来，汇集成为消防档案。
收集工作同消防档案工作的其他环节有着密切的关系。消防档案材料的整理、补充、保管以及利用等工作都必须在收集工作的基础上进行。若消防档案材料收集不齐全或者不完整，就会给整理、补充工作带来很大的困难，影响到集中统一保管、备查工作的正常开展。需要的档案查阅不到，从而使消防档案工作失去了根本意义。
收集工作是一项艰苦细致的工作，不将消防档案材料收集的途径搞清，不将收集工作的方法问题解决，收集工作是难以做好的。
①收集工作的途径
a.建立经常性档案材料的收集制度。建立制度，强化管理，对加强消防档案管理，确保收集工作的正常开展具有重要意义。
b.建立专人负责的涉及消防安全管理的各种文件、资料的收发、转递以及借阅制度。
c.定期做好布置填写、整理、报送档案材料的工作，补充消防档案的内容，保证消防档案内容的完整。
d.广辟档案材料来源。与本单位所有能够形成消防档案材料的有关部门建立起报送档案材料的关系，使所有的部门在日常的消防检查、巡查时形成的材料及时地报送至单位消防安全管理部门。
②消防档案材料的收集方法
a.定向收集。所谓定向收集，就是向一定的单位、部门收集。具体说，就是依据形成消防档案材料的特点和搜集的途径，与本单位涉及办公、党务、行政、治安、消防、安全生产等重要部门联系，收集可能形成的档案材料。为了不遗漏、可以根据本单位的实际情况、进行调查了解，列出有关单位、部门的名单，逐一收集。
b.按时收集。档案工作就是一项经常性的工作。收集消防档案材料不是一次、两次突击便可了事的。按时收集，是对收集时间的总要求。它包括随时收集、定期收集以及不定期收集等多种形式。随时收集是根据形成消防档案材料的时间性特点及所掌握的信息，及时收集。定期收集是按照实际情况，确定一个固定时间、收集一定阶段形成的消防档案材料。不定期收集是依据实际工作需要而进行的不定时间的收集，它有比较大的灵活性，但是时间不能相隔太久。
c.追踪收集。追踪收集是依据形成消防档案材料相互联系的特点，沿着在清理、核对档案材料中或者从其他消防安全管理等方面发现的线索、踪迹进行收集的一种方法。
消防档案材料的收集方法多种多样，为了使各种方法行之有效，必须通过制度加以固定，使之制度化、经常化，保证消防档案材料的收集工作经常有效地开展。
③收集工作的要求。收集工作是细致繁琐的，消防安全管理人员必须有积极主动的态度及吃苦耐劳的精神，不能坐等有关单位或有关员工送材料上门，而是要做到手勤、腿勤、嘴勤、主动工作。如果没有这种态度和精神，收集工作就不能做好。
a.准确。准确，是消防档案材料收集的范围、内容要准确。从数量上，要严格按归档范围去收集材料；从质量上，收集的材料内容必须真实可靠，不得收集无中生有、虚假不实或弄虚造假的材料。
b.及时。及时指的是消防档案材料的收集要有时间观念，及时收集归档，使消防档案的内容经常保持完整状态。若收集工作拖拖拉拉，就会使档案经常处理老化及短缺的状态，从而影响对消防安全管理的全面了解。
c.细致。要细致，必须认真。不认真，就难以细致。认真细致是一个工作态度及工作作风问题，它要求消防安全管理人员在收集工作中要认真负责，一丝不苟，不允许粗枝大叶、马马虎虎，否则，就会造成消防档案的错漏和混杂，使收集工作不准确，从而影响整个消防档案工作。
（4）材料鉴定制度。消防档案材料的鉴定，是对收集上来的档案材料，进行归档之前的最后一次检查、判断，从而作出取舍的决定，或转递有关部门处理。
鉴别消防档案材料是决定材料取舍的关键。收集到消防档案的材料有些是零散而复杂的，有些属于有保存使用价值的档案材料内容，有的无保存使用价值。而对这些材料，只有通过认真细致的审查及鉴别，才能了解每份材料的真伪、价值和内容，知道哪些材料应该归档，哪些材料应当销毁。同时，通过鉴别，使归档材料更加精练、真实，便于保管及利用。若忽视了这个环节，把所有文件、材料统统归档，不仅使消防档案内容庞杂，还会给保管及备查带来不便。为了确保消防档案的精练和实用，认真细致地材料鉴别是十分重要的。
a.鉴别材料的原则。鉴别消防档案材料是一项复杂的、政策性很强的工作，应遵循下列原则：
ⅰ.坚持实事求是的原则。在消防档案材料鉴别工作中，坚持这一原则，要求判定材料的价值，确定材料的取舍，要以消防管理的法律、法规以及各种规章制度为依据。要充分体现出对消防安全管理高度负责的精神，确定材料的取舍，均有充分的依据、理由，不得随心所欲，任意杜撰。
ⅱ.坚持具体情况具体分析的原则。为了客观地评价及鉴别消防档案材料，消防安全管理人员要对收集到的文件资料作出符合实际的分析和评价。避免出现片面的、形而上学。尤其是在不同时期、不同环境、不同人员的条件下，记述和反映的情况，会有很大的差别。所以，在材料的鉴别工作中，必须坚持具体情况具体分析的原则，客观的去分析及评价材料的内容。
b.鉴别材料的方法。鉴别消防档案材料的方法：
ⅰ.判断材料是否属于消防档案内容。在消防档案工作中，因为制度不健全和其他原因，收集到的消防档案的内容材料，有的属于消防档案材料，而有的则不属于消防档案材料。鉴别工作的任务之一，就是将二者加以区别，属于消防档案的材料、及时归档；不属于消防档案的材料及时剔除，或者转有关部门处理。
ⅱ.核对材料是否属于同一的档案材料。消防档案要分类进行立卷归档，归档的每一份材料都必须是同类，必须是一个独立的个案，防止发生张冠李戴的错误，属于同类，但时间不相同的都应分别立卷，不能并卷，尤其是涉及人员的材料，不能与人事档案相混淆。
ⅲ.查明材料是否应归档。凡是归入档案的材料，应该是处理完毕的。涉及到重大问题和其他正在工作中的文件材料以及待查材料，均应视为不应归档材料，应在工作完毕之后或转有关部门查清后再行归档。一些问题很难查清的，应从消防档案中撤出，并立待查问题专卷，以备查考。
ⅳ.检查材料是否完整。归入档案的材料应该是完整的，否则即会降低消防档案的使用价值。检查材料完整与否的目的，是为了发现问题，及时补救，以维护消防档案的完整性。
在检查过程中，要注重材料之间的内在联系，不能割裂。若在鉴别中发现材料不全，应及时补齐，以确保档案材料的完整。对每一分单行文件材料，要注重其完整性。发现内容不全、缺页以及残页等情况，要及时处置。
ⅴ.判定材料是否有保存价值。归入档案的材料一定要真实地反映本单位消防安全管理的基本情况及现实表现，对没有价值的材料以及不准确的不能说明问题，起不到证明作用的材料，应及时予以剔除，不予归档。
（5）材料整理制度。消防档案材料的整理，就是把收集到的并经过鉴别的档案材料，按一定的规则、方法和程序，以独立的单位进行分类、排列、登记目录、技术加工以及装订，使之转化为消防档案。
①档案材料整理的意义
a.它是使消防档案材料化为消防档案的重要条件之一。没有经过整理的、零散的消防档案材料，只能为构成消防档案的因素，而不是科学意义的档案。
b.收集到消防档案材料，经过鉴别加以整理，在利用、取放、查阅以及传递过程中，才不易搞乱和丢失。
c.经过整理立卷，才能为保管及利用档案创造方便的条件。
d.经过整理，可以了解和检查收集工作有无遗漏和重复，鉴别工作准确与否，从而促进收集工作，提高鉴别工作的质量。
e.经过整理，才能适应消防档案现代化科学管理的要求。消防档案不进行科学的分类及排列，就难以编制各种检索工具，也不利于计算机的存贮及检索。
②档案材料整理工作的程序
a.鉴别。是对收集上来的档案材料，进行归档之前的最后一次检查及判断，从而作出取舍决定。鉴别时，首先要看材料是否属于消防档案材料，是否对今后工作有参考使用价值。其次是判断是否完整及准确，符合归档条件。对于材料不完整，或者手续、证明据不齐全的都要重新进行收集、确保消防档案材料的完整及准确。
b.分类。是将消防档案的全部材料有条理的划分成统一的若干类别，并且系统地组织起来，从而能够全面地反映消防安全管理的情况。类别划分后，还要把各类中的材料按一定的顺序排列起来，以便有条理、系统地反映各类内容。排列可以按照时间顺序排列，也就是以材料形成的时间先后顺序排列；也可以按问题结合时间排列。在一个类中有几个问题的材料，按照不同的问题类别分别排列。
c.登记目录和复核。登记目录及复核是归档前的最后一个程序。登记时，首先应填写类属号，也就是按这些目录属于哪一类内容，并按照档案材料顺序，编出序号。然后填写材料名称，在必要时，还可以选择材料标题，也可概括出材料的内容文字要简练。最后要写上材料的形成时间、页数以及份数。
目录登记完后，还必须进行一次全面的复查及审核。复核时主要检查项目包括：鉴别材料是否准确；有无各种佐证材料；归档材料是否符合有关立卷归档要求；材料分类、排列合理与否；目录登记等工作是否符合规范要求。
③档案整理工作的要求。整理工作的要求，总的说就是使档案达到完整、真实、精练以及实用。
a.完整。包括三层意思：一是要反映消防安全管理的基本情况材料，要完整无缺地归入消防档案；二是每项材料要求完整，不能缺项、漏项以及出现差错；三是所有档案材料要完好无损。
b.真实。指的是消防档案材料的内容符合消防安全管理工作的实际情况，不得弄虚作假。
c.精练。是在完整真实的基础上剔除那些没有归档价值或者与消防安全管理工作无关的材料，力求内容精于、简洁以及集中。
d.实用。是指档案材料的分类、排列以及目录登记等应该科学、规范，方便使用，能够提高查准率和查找速度。
（6）档案的保管制度。消防档案保管为消防档案工作的重要任务之一。档案是物质的东西，任何物质的东西，都有产生、发展、变化以及消亡的过程。消防档案，随着时间的推移和各种不利因素的影响，也会不断地损毁，做好消防档案保管工作，可以防止及限制档案的损坏、丢失，最大限度地延长档案的寿命。
①消防档案保管工作的内容
a.根据有关部门规定的范围及原则，进行消防档案保管，并编号、排列、存放以及建立底账。
b.负责档案的收转和登记。
c.经常或定期对消防档案进行检查，根据检查中发现的问题，及时进行整改，保证档案完整安全。
d.根据消防档案的保护要求。将消防档案置放在一个安全可靠有保障的环境中，避免人为因素和自然因素的损害。
e.严格执行保管、保密制止、防止丢失、泄密，保证消防档案的机密安全。
f.编制各种类检索工具，为及时有效地使用消防档案提供方便。
②消防档案保管工作的要求。消防档案出现损毁的原因主要有人为因素与自然因素两个方面。人为因素指的是由于消防档案工作制度不健全，消防档案管理人员的疏忽以及有关使用者的不爱护等原因，造成消防档案材料丢失、玷污以及撕裂。对这种人为因素造成的损害要采取措施加以杜绝。
a.要建立健全各项规章制度，明确消防档案管理人员的职责，凡保管的消防档案，均应在登记册上逐个进行登记。
b.档案管理人员每半年要核对一次本单位所管辖的消防档案，发现损毁，及时修补；发现缺少，及时查找。
对于由自然因素导致的损毁也应采取相应的措施控制温度、湿度，经常检查防火、防晒、防潮的设施及安全措施。
（7）档案的使用制度。消防档案工作的宗旨，就是开发消防档案的信息资源，提供档案信息为消防安全管理服务。
①查阅。查阅就是使用者在消防档案管理机关或者指定的地点查阅所需要了解、消防档案内容。查阅前，要注意审核借阅者的身份情况，寻问阅档的理由，从而确定该不该提供或提供消防档案的哪一部分内容。查阅后，要把使用完毕的消防档案收回、清点以及检查后送回原存放处。同时，做好借阅登记工作。
②借用。在特殊情况，消防管理部门或上级主管部门，可借出消防档案查阅。凡属以下情况之一，按规定办理借阅手续后，可借出使用。
a.消防安全管理部门对于本单位消防安全管理的某些活动进行审核时需要借用消防档案的；
b.公安机关对火灾事故查处过程需要了解消防档案内容，借用消防档案的；
c.上级主管部门或分管治安及消防工作的职能部门，需要借用消防档案的；
d.本单位的组织或者部门，需要借用消防档案的；
e.其他一些特殊情况，需要借用消防档案的。消防档案的使用，是一项政策性很强的工作，在使用过程中要遵守以下要求：
第一，查阅或借阅消防档案的单位或个人应按单位查阅档案的办法及规定，办理借阅手续。
第二，查阅或借阅档案时，要严禁涂改、圈点以及撤换档案材料。
第三，查阅或借阅档案，要遵守查阅制度和保密制度，查阅人员不得向无关人员传播或者向外公布消防档案的内容。
第四，查阅者必须在消防档案室或者指定的地方查阅，确保档案材料不受损坏。