第1个回答 2016-01-28
邮件合并的三个基本过程
上面讨论了邮件合并的使用情况,现在我们了解一下邮件合并的基本过程。理解了这三个基本过程,就抓住了邮件合并的“纲”,以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能解决实际任务了。
(一)建立主文档
“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容,比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档,是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并,另一方面是主文档的建立,为数据源的建立或选择提供了标准和思路。
(二)准备好数据源
数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表,其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。
在实际工作中,数据源通常是现成存在的,比如你要制作大量客户信封,多数情况下,客户信息可能早已被客户经理做成了Excel表格,其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段。在这种情况下,你直接拿过来使用就可以了,而不必重新制作。也就是说,在准备自己建立之前要先考查一下,是否有现成的可用。
如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立,根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以,实际工作时,常常使用Excel制作。
(三)把数据源合并到主文档中
前面两件事情都做好之后,就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了,表格中的记录行数,决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行,使用非常轻松容易。