如果他写的是差旅费，那么你在做账的时候，首先要计入“其他应收款”，
借：其他应收款——XX
贷：银行存款
待他出差回来，把有关单据拿来报销，就冲平之前的“其他应收款”，
1）如果实际支出的差旅费小于预借的，
借：管理费用
银行存款/库存现金
贷：其他应收款——XX
2）如果实际支出的差旅费大于预借的，
借：管理费用
贷：其他应收款——XX
银行存款/库存现金
扩展资料：
为了反映和监督其他应收账款的增减变动及其结存情况，企业应当设置“其他应收科目进行核算。“其他应收款”科目的借方登记其他应收款的增加，贷方登记其他应收款的收回，期末余额一般在借方，反映企业尚未收回的其他应收款项。
一、本科目核算企业除存出保证金、拆出资金、买入返售金融资产、应收票据、应收账款、预付账款、应收股利、应收利息、应收保户储金、应收代为追偿款、应收分保账款、应收分保未到期责任准备金、应收分保保险责任准备金、长期应收款等经营活动以外的其他各种应收、暂付的款项。
二、本科目应当按照其他应收款的项目和对方单位（或个人）进行明细核算。
三、企业发生其他各种应收、暂付款项时，借记本科目，贷记有关科目；收回或转销各种款项时，借记“现金”、“银行存款”、“赔付成本”等科目，贷记本科目。
四、本科目期末借方余额，反映企业尚未收回的其他应收款。
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