告知函书写格式:
1、标题
通知函的标题一般由发文机关、事由和文种构成,有时也可以只由事由和文种构成。
2、正文
(1)开头。
写行文的缘由、背景和依据。
开头或说明根据上级的有关指示精神,或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。
(2)主体
写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的事项。
(3)结语。
不同类型的函结语有别。如果行文只是告知对方事项而不必对方回复,则结语常用“特此函告”、“特此函达”。若是要求对方复函的,则用“盼复”、“望函复”、“请即复函”等语。请批函多以“请批准”、“请大力协助为盼”、“望能同意”等习惯用语收束。复函的结语常用“特此复函”、“特此回复”、“此复”等惯用语。也有的函不写结语。
3、落款,写上通知人或单位名称,和通知时间。
通知函书写注意事项
1、注意批请函与请示的区别,向有隶属关系的上级机关请求指示、批准事项用请示,而向没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项,则用请批函。主管机关答复请求审批事项,用审批函。
2、开门见山,直奔主题。无论去函还是复函,都不要转弯抹角,切忌空话、套话和发空泛的议论。
3、一文一函,简洁明了。
4、语言要规范得体,并体现函的用语特色。发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言,对主管机关要尊重、谦敬,对级别低的单位要平和,对平行单位和不相隶属的单位要友善。切忌使用生硬、命令性的语言。复函,则态度要明朗,语言要准确,避免含糊笼统、犹豫不定。