书信一般由称谓、问候语、正文、结尾、署名、日期所构成。现对各部分做简析帮助理解。
1 .称谓。在首行顶格的位置写称谓,后加冒号。 为了表示尊敬、亲切,可在称谓前加上“尊敬的”或“亲爱的”等词。这由写信人与收信人的关系的亲疏远近而定。
2 .问候语。 第二行开头空两格写问候语。独立成段,不可直接接下文。否则,就会违反构段意义单一的要求,变成多义段了。
注意运用礼貌语言,使收信人感到亲切,受到尊敬。长者多问候身体,中年人多问候事业和家庭,青年人多问候爱情和学业,少年儿童多祝愿健康成长。
3 .正文。 另起一行空两格写,是信的主体,可以分为若干段来书写,要分层次叙述清楚,简洁清晰;语言要求准确通俗,,不要作过度修饰。
4 .结尾 。要根据收信人的身份,写表示祝愿的话,以示礼貌。一般的祝颂语是“此致”“敬礼”。
“此致”可以有两种正确的位置来进行书写,一是紧接着主体正文之后,不另起段,不加标点;二是在正文之下另起一行空两格书写。
“敬礼”写在“此致”的下一行,顶格书写。后应该加上一个惊叹号,以表示祝颂的诚意和强度。
5 .署名和日期 。写信人的姓名或名字,写在祝颂语下方空一至二行的右侧。最好根据写信人与收信人的关系在姓名前表明身份,如“学生 ××× ”、“儿 ×× ”等。
如果忘了写某事,则可以在日期下空一行、再空两格写上“又附”,再另起行书写未尽事宜。
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