如何编制档案检索工具，建立档案检索目录

Question

如题所述

Answer 1

　第一节 档案检索工作的地位

　　一、检索工作在整个档案工作中的地位

　　1、检索是提供利用的先期工作

　　档案馆（室）为提供利用所作的直接的准备工作，具体解决每个案卷或每一份文件的查找，是通过检索来实现的。

　　2、检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段

　　3、检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节

　　二、编制档案检索工具的基本要求是

　　1、全，指信息存储丰富。

　　2、准，指检索准确。

　　3、快，指迅速。

　　4、便，指检索要方便 。

　　三、应当注意的问题：

　　要在重要的档案上下功夫，不要平均使用人力物力。

　　1、一般的可著录到案卷级，重要档案则可著录到文件级。

　　2、强调检索工具 按照一定的方法排列起来以供查找咨询。

　　三、排检方法

　　（一）分类法：以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念划分的方法，把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别类地组成一个检索体系。

　　优点：同一个问题或同一个专业的档案线索汇集在一起，便于查找利用。

　　（二）按作者排检法：

　　现又称责任者

　　把同一个作者形成的文件线索集中在一起。

　　此法一般在机关档案室用得较多。

　　（三）按文号排检法：

　　即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。在机关档案室此法也较受欢迎，而在档案馆却用得不多。但对一此历史文件或文号不全的文件档案进行文号排检则有困难。

　　（四）按字序排检法

　　编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。

　　1、部首偏旁法：采用不多，因为它在排列上有相当难度，很多偏旁难以掌握。

　　2、笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。

　　3、四角号码法：全国的人名、地名卡片采用此法较多。但此法的普及面不广。

　　4、音序法：按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。此法较简便，但对于年纪较大的人却有不便之处。

　　（五）按地序排检法

　　按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。如清代的奏折、地质档

　　案、农业档案等。

　　（六）主题法

　　按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。严格来说，此法与第（四）种方法是一致的，是按主题词的字序进行排检。对于外文档案，一般是按外文字母进行排检。

　　目前在档案界，比较推崇的是分类法和主题法，两者各有优缺点。

Answer 2

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。