操作方法请确保数据为列表 （列表：包含相关数据的一系列行，或使用“创建列表”命令作为数据表指定给函数的一系列行。）格式：第一行中的每一列都具有标志，同一列中包含相似的数据，并且在列表中没有空行或空列。您将用这些列标志来指定数据在
邮件合并中的相应位置。请确保列标志能明确标识该列中的
数据类型，这有助于您在建立邮件合并时选取正确的数据。例如，像“名”、“姓”、“地址”和“城市”这样的标志要好于像“列 1”、“列 2”、“列 3”和“列 4”这样的标志。请确保要添加到邮件合并中的每一项都具有独立的一列。例如，如果要创建公文信函并要在信的正文中使用每一位收件人的名字，工作表中需有独立的一列包含这些名字，而不是在一列中既包含名字又包含姓。如果要用头衔和姓一起称呼收件人，如
史密斯先生，可以只用一列既包含头衔又包含姓，或用一列包含头衔，另一列包含姓。若要在建立邮件合并时能方便地查找列表，请为其设定名称 （名称：代表单元格、单元格区域、公式或常量值的单词或
字符串。名称更易于理解，例如，“产品”可以引用难于理解的区域“Sales!C20:C30”。）：操作方法选定整个列表。在“插入”菜单上，指向“名称”，再单击“定义”。为列表键入名称。单击“添加”，再单击“关闭”。保存并关闭包含这些数据的工作簿。切换到 Microsoft Word。在“工具”菜单上，指向“信函与邮件”，再单击“邮件合并”。在“邮件合并向导”的前两步中，选择文档类型并启动文档。如果您正在创建邮件标签，请在第一步中单击“标签”，在第二步中单击“标签选项”，以选定要打印的标签的大小与类型。有关这些步骤的详细信息，请参阅 Word“帮助”。在第三步中，在“选择收件人”下，单击“使用现有列表”，再单击“浏览”。在“查找范围”列表中，单击包含所需数据的工作簿所在的文件夹，再单击该工作簿，然后单击“打开”。在“选择表格”对话框中，定位并单击列表。确保选中了“数据首行包含列标题”，然后单击“确定”。在“邮件合并收件人”对话框中，单击与左边的 Word
标识符对应的数据中的任意列标志。这一步使您能更方便地将数据插入到公文型文档中。有关匹配域的详细信息，请参阅 Word“帮助”。如果只需将选定的收件人包含到邮件合并中，请单击“编辑收件人列表”，然后选取所需的收件人。使用向导中的其余步骤完成编写、添加收件人信息、预览、个性化、保存、打印或将文档作为
电子邮件发送的操作。有关这些步骤的信息，请参阅 Word“帮助”。注意当Word 在创建邮件合并时已打开了工作簿，则该工作簿不能同时在 Excel 中打开。如果您要查看数据及其列标志，请转到向导中的第 3 或第 5 步，单击“编辑收件人列表”。您可以继续使用在旧版 Word 中用 Excel 数据建立的邮件合并。若要在 Word 2002 或更新版本中打开并使用这些邮件合并，需要安装 Microsoft Query。在 Word 2002 或更新版本中已不再需要 Query 来创建邮件合并。