1.取消快速保存:当文件打开时,使用快速保存比使用完全保存需要更多的空间。可以在“工具→选项”命令中选择“保存”选项卡,取消“允许快速保存”复选框即可。
2.文件另存Word:在保存DOC文件时,只把后来修改的信息存入,这样即使你删除了文件中的部分内容也会使文件越来越大,如果我们使用“另存为”命令来保存文件,Word则会重新整理并存盘,如此一来,就可以有效地减小Word文件的容量。
3.谨慎嵌入字体:Word有嵌入字体技术,能够将一篇文章所包含的字体结合成一个文件,以便文件在另一台计算机上能正确地显示,这无疑会使文件的体积大大地增加。要不嵌入TrueType字体,可以单击“工具→选项”命令,再选择“保存”选项卡,然后取消“嵌入TrueType字体”复选框,可以减小Word文档的容量。如果因为在其他机器上演示文档需要嵌入字体,一定记住只嵌入所需字体。即一定要勾选“只嵌入所用字符”复选框,这样你的文件中既有所需的字体,又可以减小文档的容量。
4.只创建一个版本:Word的版本功能可以让你的文件生成多个版本,以方便不同的Word来读取,但这样却会使文件增大,单击“文件→保存”命令,可以查看是否有其他版本的存在,如果有则取消,这样会使文件容量大大地减小。
5.页面设置:在保存文件前,单击“文件→页面设置”,打开页面设置对话框,任意单击其中的“纸张大小”、“页边距”等,而其中的内容可以不改动,确定后再保存,就会发现文件容量也减小了。
6.选择性粘贴:在往Word文档中添加图片时,先用工具软件打开图片再进行复制和粘贴操作,这样操作的结果会增加文档容量的大小,原来,当采用粘贴命令时,文档中增加的内容除了我们所需要的图片本身,还有许多与图片和软件有关的信息,并且Word还自动在图片和原来软件中创建了链接。而选用选择性粘贴图片,则只往文档中添加图片本身,大大减少文件规模。
以下是图文补充:
Word文档是常用的文书编排文档,一般情况下一页大概在20KB大小,但如果处理得不当的话会变得非常大,特别是多页文件那样就有可能会更大,如果文件特别大一是占用大量的磁盘空间,打开速度会变慢,同时也会增加文件损坏的风险,这样有必要给我们的Word文档减减肥,也就是如何缩小word文档大小,下面脚本之家小编就来介绍6种减小word文件大小的方法。
方法一、重新进行页面设置
1、在保存文件前,单击“页面布局”选项卡“页面设置”组右下角的“对话框启动器”按钮。
2、在打开的“页面设置”对话框中,任意单击其中的“纸张大小”、“页边距”等,无须改变其中的内容,单击“确定”按钮后,再保存文件,这样就缩小word文档大小了。
方法二、定稿后,复制到新建文档中
Word文档经过多次编辑,其存盘后的文件会迅速膨胀,尤其是含有数个图片的Word文件,因此一篇文档经过反复编辑并已定稿后,可将文档内容复制到新的文档中,这样同样可以实现缩小word文档大小,这也是一种非常方便实用的减小word文档大小的方法。
方法三、对图片格式进行处理
在插入图片之前,首先有必要对图片格式进行处理,尽量使用JPG格式的压缩图片格式,而且这种图片格式又能保持图片更高的清晰度,这里顺便说一下,为了让JPG文件足够的小,请在PS中以另存为WEB格式保存,然后选择JPG格式,同时选择50%的质量度,这样JPG文件不但小而且不会造成颜色失真,也只有把JPG文件图片变小了这样才能缩小word文档大小,从而减小word文件大小。
方法四、简单的文档格式
在文档中设置各种字号和字体同样会影响Word文件大小,这就有必要在文档排版过程中尽量使用简单的字体字型字号,不必过多地使用华丽的渲染效果,设置排版越简单Word文件就越小,反之word文档就越大,设置简单的文档格式可以说是一种最直接的减小word文件大小的方法。
方法五、文件另存为Word
在保存DOC文件时,只要把后来修改的信息存入,这样即使用删除了文件中的部分内容也会使文件越来越大,如果用“另存为”命令来保存文件,这样就可以有效地减少文档容量从而实现缩小word文档大小。
方法六、谨慎嵌入字体
Word有嵌入字体技术,能够将一篇文章所含的字体结合成一个文件,以便文件在另一台计算机上能正确地显示,嵌入的字体越多就越会造成Word越大,只有尽量不用嵌入字体才能缩小word文档大小。取消嵌入字体的步骤是:
1、单击“文件”选项卡左侧导航条中的“选项”命令
2、在弹出“Word”选项对话框的左侧单击“校对”选项卡,并勾选右侧窗体“保存”组中的“嵌入语言数据”复选框,这样就可以在文件中即有所需要的字体,又可以缩小word文档大小。
说明:在Word2003早期版本中实现嵌入字体相关功能,需在“工具”菜单下的“选项”中的保存选项卡中进行设置。