1、查找指导教师：部分日本研究生院在网站或招生简章中会刊有指导教师的信息以及联系方式，但一般来说，这些信息需要自己查找。需要通过各种方式获得自己研究领域和相关研究人员的信息。
如果查不到，可通过电话或邮件联系各研究科的“国际交流室”、“教务课”、“留学生支援室”等部门，询问自己希望报考的教师的联系方式。另外，也可向有留日经验的前辈或国内大学的教授请教。
2、如何接触：若研究人员、指导教师的邮箱等在网页上有公开信息，即可直接发邮件（日语或英语）。撰写邮件时，请注意以下事项。
首先请简单自我介绍并附上自己的联系方式。老师们每天会收到不少邮件，所以首次联系时的邮件内容要简单、明确。
请说明一下从何得知对方（指导教师）的信息并写上选择对方的理由。是否有人介绍？或在学术期刊里看到对方的论文？最好能附上中国国内教授的推荐信。
请告诉对方自己的研究成果和今后的研究方向，以及表明自己与对方的研究方向一致。
由于对方一般只能通过邮件判断是否接收您，因此只通过一次邮件就马上答应接收的可能性不大。请您耐心继续多次交流并表达自己的诚意。
虽然发邮件非常简便，但建议大家首次接触指导教师时采用书信方式，以此给对方更加细心、郑重的印象。
3、联系时间：应该在什么时间第一次与日本大学指导教师取得联系并没有明确的标准。研究生院的招生简章在入学前一年的6-8月份公布，最好是在这段时间之前确定指导教员并开始与对方获取首次联系。