格式和措辞是写作书信类文章极为重要的细节,贯穿于书信全文。
书信的行文格式一般可分为标题、称呼、正文、结尾、落款五部分。称呼要顶格写,结尾可以表达自己的决心、希望或建议。往往会有“此致 敬礼”这样的礼貌用语,“此致”在正文后另起一行空两格,“敬礼”又另起一行顶格写(如果没有此致、敬礼也不会有太大的影响)。
正文部分,可以结合前文所提到的明确书信主题的要求,运用议论文或者记叙文写作的方法来行文。书信类作文虽然有别于常见的议论文和记叙文的文体,但书信也可使用记叙文或者议论文的一些写作方法,比如排比论证、讲故事等。
最后是落款,在文章的最右下角署名,另起一行写时间。如果考题中有规定考生的姓名,如2015年新课标I全国高考作文题,规定考生名为明华,就要注意按照考题的要求来操作,不要透露自己的真实姓名。
措辞则体现在对不同的写作对象要用不同的称呼和语气。比如对长辈,则多要用敬语,对晚辈则要显出亲切之情,在称呼上常见的有“尊敬的老师”“亲爱的同学们”“外国青年”,总之,书信要注重基本的礼貌。
书信的两大要素是信息和情感:
书信有特定阅读对象的,文章开头可以向对方表达适当的问候和关切,拉近和对方的距离。这也是书信类作文不同于议论文、记叙文的一个特质。简洁地向对方交代写信缘由,这样一方面符合礼节规范,另一方面也能够向对方解释背景情况,便于引出之后的请求或者其他信息,符合行文逻辑。
此外,全文还要注意感情自然,避免过分抒情,同时把控好传递信息和传达情感的尺度。