公文文号的三要素是指发文机关代字、年份和序号。
文号即发文字号，是由发文机关代字、发文年份和文件顺序号三个部分组成。年份使用公元纪年，在“〔 〕”内用阿拉伯数字标注。例如：皖政字〔2004 〕18号，“皖政”是安徽省人民政府的代字，“〔 2004〕”是发文的年号，“18号”是该年份发文的顺序号。几个机关联合行文，只标注主办机关发文字号。用文头的文件，发文字号一般标注在文头之下、横线上方居中。
关于公文、报告、试卷等文字材料中规范使用序号、标点、汉语拼音等的有关要求
在公文、报告、试卷等文字材料中，比较普遍地存在使用序号标点、汉语拼音等不够规范的地方，在使用中应及时纠正这类不规范情况，减少并杜绝在文字材料中出现这些情况。
一、公文发文号的使用
公文发文号中，年份外的括号应用中括号“〔 〕”；而不用小括号“（ ）”或方括号“［ ］”。（“〔 〕”可在任务栏上的“插入”下拉菜单上的“符号”中找到。）
如：×教办（2004）5号 （错误）
×教办［2004］5号 （错误）
×教办〔2004〕5号 （正确）
二、文字材料中序号标点的正确使用
1.“第一”、“第二”，“首先”、“其次”等后面应用逗号（“，”）。
2.“一”、“二”、“三”等后面应用顿号（“、”）。
3.“1”、“2”、“3”和“A”、“B”、“C”等后面应用齐线墨点（“.”），而不该用顿号（“、”）或其它。
4.序号如加括号，如（1）（2）（3）等后面不加标点符号。
三、年份的正确用字
年份如用“二〇〇四年四月”的方式表述，则中间的“O”不能写成阿拉伯数字“0”或英语全角字符“O”。（“〇”可在任务栏上的“插入”下拉菜单上的“日期与时间”中找到。）
四、汉语拼音注音的正确使用
1.大小写：句子的首字母大写；诗行的首字母大写；专有名词每个首字母大写；标题可以全部大写。
2.分连写：词内连写，词间分写。
五、正确区分连接号和破折号
1.凡文中使用连接号的应使用“～”，而不使用“――”或者“－”。
如：2006年3月～5月中的“～”，不用“――”或“－”。
2.凡文中使用破折号的应使用占两个空格的“――”而不用“～”或只占一个空格的“－”。如：再接再厉，推进语言文字规范化工作――2007年语言文字工作总结。
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