什么是oa办公系统

Question

如题所述

Answer 1

OA办公系统的核心是工作流管理，所以其实施也必然是以工作流实施为核心，重点解决工作流的问题，帮助企业规范管理制度，提升工作效率。可以说，工作流是OA系统最重要的实施工具。如右图所示，为典型的OA办公系统七大流程类型。
如右图所示，成熟的OA办公系统具有清晰的多层结构、数据库层、功能层、界面层是分离的，所以在实施的时候可以最大限度的适应企业现有的IT环境，并对每个层次分别做出灵活的调整，而丝毫不会影响OA办公系统整体的应用。
在项目启动和项目实施过程中，全方位、多角度的保持通畅的沟通，倾听客户需求，达成更多共识，提高协作效率。和客户达成更多的共识，只会有利于双方的合作，有利于项目的成功实施。
协同OA办公软件在企业中的应用是一个复杂的系统工程，因为其不仅涉及软件产品、而且需规范企业各部门的业务流程；不仅涉及软件应用而且需协调组织；与财务软件或其它小型应用软件有本质的区别。企业要想用好OA办公软件必须进行系统实施。其在企业中的应用效果不仅取决于软件产品的质量，更重要的是对实施过程的控制。因为企业管理软件能否成功应用受诸多环节和诸多因素的影响，事先不进行充分的准备和周密的计划是不可能成功的。
不怕“出乱子”，避免消极管理，而要积极管理，先放后收，保护和促进基层员工的积极性。（消极管理的逻辑是——某些应用可能会带来一些乱子，那么一刀切，大家都不要用了；积极管理的逻辑是——某些应用即使可能带来一些负面的效果，但是为了信息化发展、为了办公效率的提高、为了组织整体能力的提升，我们还是要将这些功能用起来，只是多一些管理而已。负责人的智者会选择积极管理。）比如论坛、即时沟通、视频文件等等，从兴趣开始推进OA的应用。
随着协同OA软件的不断发展，OA实施顾问的角色逐渐实现了从保姆式实施到导师式实施的转型。导师式实施顾问是指以客户为主导，全局把握整个项目的进展，供应商更多的是在技术上协助、培训和指导，确保知识的传递。
在这种方式下，客户是自己单位业务的专家，由客户提出基础管理问题、梳理业务流程方案，甚至是各种基础数据的采集和调研、需求的深化，各种运行管理制度和项目激励制度，也往往是客户结合自己的管理风格自行制定，而实施顾问更多是以教练的角色，给出方法、工具、技术上的培训、指导、关键问题的答疑和辅助。这种类型的实施顾问，可以很好有效的实现知识和能力的传递，后续客户完全可以建立自己调整、变更和管理OA办公系统的能力，从而使得系统具备了活性，项目验收后，系统可以持续的深化应用下去，从而延长了项目的生命周期。
当然，导师式的实施管理方案，不只是一种方法论，对OA办公系统的易用性、易管理性、易维护性有很高的要求，否则，普通的用户员工很难在自身能力和时间有限的情况下，快速掌握OA办公系统的使用和管理，也就无法按时完成项目任务，成为整个项目实施的瓶颈和短板。
为了保证OA协同办公系统项目实施的成功，导师式实施顾问可以在以下四个方面对项目进行把控：
(1) 选择恰当的项目人员
应当指导企业根据人员素质、业务能力、项目范围等方面选拔项目小组成员，并保证有技能的人员全职参与到项目中，确保得到高层管理人员的支持。项目人员必须是对项目大力支持，同时能够承受一定工作压力的员工，否则，内部的沟通协调成本就会抵消一部分项目的成功概率。
(2) 重视客户培训和考核
培训的内容应涵盖规章制度、协同管理理念宣传和协同办公系统操作指导等，可以采用通俗的文字说明、生动的PPT、直观的屏幕视频等培训教材，并制作培训记录和效果反馈文档以保证培训的质量，同时采用笔试、上机操作等形式进行考核，并及时将考核结果反馈给项目领导，在培训通报会上，可以采用提名表扬优秀者，不提名阐述不合格情况的方式，带动客户的学习积极性。
(3) 进行质量检查并及时纠正
建立阶段性的客户工作验收机制，并定期、不定期地进行跟踪纠正，保证客户工作的质量。在制定项目计划时就应在项目关键点处保留几天的弹性时间，以确保该项工作的顺利进行。
(4) 建立奖惩制度
对于OA协同办公系统，很多企业员工都有不同程度的抵触心理，一方面可以通过培训、宣传等方式抵消一部分抵触情绪，另一方面可以建立一套合理的奖惩制度来推进实施。如可以采用分享一条知识奖励一定金额的方式，带动一部分人分享知识的积极性，等到整体员工都有这种意愿时，即可取消奖励机制转而采取惩罚机制，以处罚仍不使用协同办公系统的员工。
正是由于OA办公系统实施顾问角色的转变，才促使了协同管理思想在更多的政府和企业人员中间传播，这也在很大程度上促进了OA办公自动化软件的发展，而协同管理思想的发展同时又促使着实施人员必须要关注这种角色转变过程中项目把控的重点和难点，这两方面相辅相成，共同为整合企业资源、提高政务绩效和企业效益而发挥自己的作用。

详情参考
http://baike.baidu.com/link?url=da2DtoBewGsMTCYoVAbym3MocGBriLCXNJvO5rEl5YNP_8eanbqdQaU2EntbB5IPzEWTRL6e__TNHYkHnvpyEa

Answer 2