合理开发运用人事档案提升人力资源管理水平
1 人事档案类型及特点
1.1 人事档案类型
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据。
大中专毕业生档案则是国家人事档案的组成部分,是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录,是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。
目前出境、计算工龄、工作调动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案,特别是在国有企业、事业单位,人事档案相当重要。
1.2 人事档案特点
(1)全面性
人事档案收存员工的履历、自传、鉴定(考评)、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料,因此,它能记录员工个人成长、思想发展的历史,能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容,总之,人事档案是员工个人信息的储存库,它概括地反映员工个人全貌。
(2)现实性
由于员工仍在工作,其人事档案则成为人力资源管理部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。
(3)真实性
这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全,个体材料客观真实,才能为用人部门提供优质服务。
(4)动态性
人事档案立卷后,其内容不是一成不变的,随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此,人事档案必须注意做好新材料的收集补充,力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”,这就要求人事档案必须打孔装订,以便随时补充新材料。
(5)流动性
人事档案的管理与员工的人事管理相统一,才便于发挥人事档案的作用,如果人、档脱节,保管人事档案而不知当事人已调往何处,即“有档无人”,这样的无头档案,保管得再好也无意义。因此,在工作中必须坚持“档随人走”,在员工调走后的一周以内,必须将其人事档案转往新的管理部门。
(6)机密性
人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况,有的从侧面反映了一些重大历史事件,有的是个人向组织汇报而不能向他人(包括家庭成员)言及的内心隐秘等等,因此,人事档案属于党和国家的机密,任何人不得泄露和私自保存人事档案材料,不能向社会无条件地提供服务。
2 合理开发运用人事档案对人力资源管理工作的重要性
现代企业一般将人力资源管理分为几个功能不同的模块,人事档案在人力资源管理的各个环节都起到了无法替代的作用。
2.1 人力资源规划
人力资源规划强调基于组织战略确定人力资源需求的数量、质量和结构。当战略转移时,组织内部会出现职位更替、工作职责变化或人员需求变化。通过查阅相关档案资料,可以准确地掌握组织发展情况,如各阶段的组织规模、组织机构设置、人员变化情况等并进行分析,在研究历史数据的基础上,可以对未来部门职责、岗位职责以及任职者要求等进行预测。
2.2 招聘筛选
人事档案对每位员工的知识、技能、能力、个性品质乃至籍贯家庭等方面都做了详细记录,有利于招聘时做到“为事择人、任人唯贤、专业对口、事得其人”。
例如在公司内部岗位出现空缺,需要在公司内部进行招聘时,人力资源管理部门在公布岗位需求,接到应聘申请之后,可以根据需求查阅相关员工档案,直接剔除不符合基本条件人员,如年龄、学历、专业等,对于符合基本条件人员则进一步核实其各类工作资料的真实性。合理运用人事档案从而节省了内部招聘成本,筛除虚假信息,使招聘筛选工作更高效、准确。
1.3 员工培训与开发
人事档案中记录了员工学历教育、职业资格培训、专业技术人员继续教育等信息,这些培训信息可以为员工的进一步培训提供信息支持与指导。
通过将员工人事档案中的历年参加培训情况与职位说明书所规定的职位要求进行对比,可以找出二者之间的差距,进而确定是否需要对此员工继续进行培训,以及在哪些方面进行培训;在培训实施过程中,将员工培训过程的表现加以记录;培训结束后,相关成绩及时在人事资料中予以记录,从而确保了人事资料的及时性、完整性,确保了下次使用时人事档案信息的准确性。
1.4 薪酬福利
员工薪酬福利自员工入职之日起就与员工个人档案信息相联系。例如,新员工入职定薪,需要考虑员工学历、专业、能力、素质等各方面因素是否符合岗位需求,这就与员工薪酬密切相关。又如,员工社会保险的参保、调转、以及保险待遇的申请等事项更是需要以人事档案为前提,缺少人事档案直接无法办理相关业务。
1.5 绩效考核
人事档案对于绩效考核的意义更为重要,考绩效核是对员工工作的一种评价,并且将直接与员工个人利益挂钩,人事档案记录是否完整将影响绩效考核是否公平公正。在考核实施前要设计一套相对完善的考核表格;考核实施过程要确保各类表格填写完整且有负责人签字;考核结束后要及时整理考核材料,并将考核结果及时纳入员工人事档案。确保绩效考核结果有据可查,从而避免不必要的争议,确保绩效考核工作的公平性、公正性。
1.6 职业生涯规划
通过进行人事档案分析,可以根据各员工的不同特点将其进行划分,根据需要行成不同的人员分类,如按从事岗位分类、按学历分类、按专业分类、按性别分类等,为建立各类人才库提供基础。各类人才库与职业发展H通道相联系,明确每个员工现有的业绩与知识能力与职业晋升所要求的标准之间的差距,从而可以实现职业发展途径的激励性,实现员工的职业生涯规划。
3 人事档案的开发运用方法
3.1 运用五个“W”、一个“H”的工作方法
Why:明确人事档案的开发运用的宗旨和目标
What:做什么,明确人事档案的开发运用的重点和中心任务。
When:规定人事档案的开发运用的各项工作的时间进度。
Where:规定人事档案的开发运用的地点及空间安排。
Who: 规定人事档案的开发运用由哪些部门承担、由那些人员负责。
How:制定完成人事档案的开发运用的措施和方法。
3.2 运用PDCA循环工作法
P:计划,必须明确目标,确立实现目标的手段以及时间、质量等要求等。
D:实施计划。
C:检查,对实施过程加以控制,观察形势或结果,看它们是否朝着目标前进。
A:修正,当它们没有朝着目标发展时,进行必要的矫正。
3.2 横向比较与纵向比较相合
开发运用人事档案时,要注意横向比较与纵向比较的结合。横向比较是针对于部门与部门之间、同年龄、同学历、同职务级别人员相关资料的对比分析;纵向比较着眼于员工本人现状与员工本人历史数据的对比分析。
3.3 定量与定性分析相结合
开发运用人事档案时,可以从定量与定性两方面进行分析。可以将员工收入、保险费用、年龄结构等可以数字化或者可以运用工具将其数字化的部分进行定量分析;可以将员工学历层次、专业结构、性别结构等进行定性分析。
4 结束语
合理开发利用人事档案有助于提升人力资源管理水平,开发利用人事档案是人力资源管理中档案工作的根本目的,它是人力资源管理中档案工作的永恒主题。只有通过人事档案的开发利用,其作用和价值才能得到充分体现。也只有通过开发利用,人事档案管理工作才能充满生机和活力。通过多途径多渠道,主动地将人事档案信息资源开发出来,为公司领导决策、制定规划、总结经验教训、开展科学研究等各项工作服务。
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