行政事业单位的资产管理系统一般分两类，一种是针对设备、器材等固定资产的管理，楼主提到的应该是这一类，“在账上”是指在固定资产的台账上，也就是表明，此资产仍然登记在册，在台账上仍然存在。对应到系统上，不管是任何一种固定资产管理系统，在系统的状态为存续，而不仅仅是有档案。普及化的系统有：用友、金蝶等。
二种是针对行政事业单位名下自持的不动产资产管理。很多行政事业单位，都会因为主管机关的资产调拨、资产抵押、资产收购乃至资产自建等，产生不动产，例如楼宇、底商、车库、停车场、园区等等。近几年，很多单位开始将不动产进行专门的运营管理，以达到资产增值溢价、租售受益的效果。这方面专业的工具有优智科技资产管理系统、左邻园区资产系统等。