基本上,读书会有几个构成要素,
首先是有「阅读的材料」。可以是一本书、一篇文章、相关规章、新闻事件,也可以是一个作品,或一部影片。
第二、读书会一定要有「讨论与分享」。讨论比较偏向知识、观念和想法上的探讨;分享则是经验的交流,谈谈我们读的这些东西跟我有什么关系。尤其当企业强调用读书会来提升某些绩效,或建立共识、学习新的知识时,就不能只有纯粹知识的讨论。比方说,很多企业想推动组织学习,可能去读“第五项修炼”等书,但阅读后一定要经过讨论和分享,让大家思考这和“我”有什么关系,才会有采取行动的动力。所以读书会非常重要的是要有讨论、分享,彼此互动、交流,而不是一个人在上面一直讲,作心得报告而已。
第三个要素是“安全、开放”。这指的是在读书会中,不管讲甚么话,都不会被秋后算帐,而且可以提出各种想法,允许不同角度的探讨。
把握这三个基本要素,参加读书会的成员就不能多,最理想的人数是八到十二位。所以企业一开始推动的时候,不用把规模弄得太大,宁可先邀请几位有兴趣的同仁开始,成效不错后,大家就会陆续邀同事来参加。
在人数少的情况之下,如果推动成功,就会有很多学习型社群出现。其实在学习型组织里,最大的价值在于有许多小社群,有的可能是三、五人,有的七、八人,各有不同的学习主题。这种小社群如果带起来的话,才会有真正的学习风气。
除了人数外,读书会的阅读份量最好是成员负担得来的。如果一次讨论一整本书,每个人都觉得压力很大,还不如每次份量少一点,让每个人有准备,有收获,这样效果比较好。
※把职称放在会议室门外
一般来说,企业的老板比较不适合当主持人,除非他平常的作风就很亲和、民主,否则老板一坐进来,大家就不想开口了。组织内的读书会有一个非常重要的关键是:进到会场,每个人都是“成员”,要把职称放在门外,包括老板,否则每个人都带着职称进来,这个读书会就不用开了。
很多读书会效果不彰,问题不在读书会本身,而是忽略了关键的运作技巧。
对带领者来说,“提问”是最基本的技巧,用问题去激发大家互动。除了提问之外,还要仔细去“听”与“应”,例如,参加者说得不清楚,可请他再说清楚一点;如果讲得太抽象,请他举一个例子。
另外,要做“串”的工作,把大家谈的东西,稍微整理一下,有那些相关的,有那些不一样的,根据这些,再继续探讨下去。还有一个是引导的“引”,讨论过程中,大家可能卡在某个地方,带领者可能要抛出一些自己的经验、看法,引导大家继续讨论;你在做“引”的工作时,不是在演讲,而是架个桥、给一些刺激,所以带领者主要是做催化的动作,而非做一个演讲者或老师。
另一个是“化”,转化,有时候可能话题跑掉了,你要拉回来;或有人讲了很多,但不够清楚,你要点化一下,用一、两句话把他的重点抓出来。
最后就是“结”。读书会不是开会,所以并不需要有一个答案,只要将大家的想法整理出来即可,如果最后讨论出一个共同的想法,那很好,如果没有,也没关系。
读书会是过程,而不是结果,它不是开会。透过读书会,沟通了一些概念后,再到会议桌上,大家会受到读书会讨论的影响,可能对决策品质有帮助。
※当读书会繁衍时
有时读书会办得很成功,可能原本是十五个人,但渐渐人数增加到三十人,这时讨论效果会渐渐下降,必然要分组。你可以直接切割成两个读书会,同一时间或不同时间举行。但另外一种是,仍然维持一个读书会,但进行程序分段。例如,每一次都有一个人导读二十分钟,导读完分两组讨论,讨论一段时间后,再把讨论结果会合起来,又回到大团体,将讨论重点分享给另外一组听,再一起讨论,这也是一种方式。
如果要让读书会繁衍,例如企业想要成立多个读书会,也可以有计画地去做。不妨先做一个调查,找出有兴趣的成员,让他们组成一个“种子读书会”或“菁英读书会”。等他们运作一段时间后有经验了,接着再赋予他们一些使命,帮他们上一些读书会概念的课,让这些人变成种子去发展读书会。这样可以渐渐把学习的风气拓展出去。
读书会的功能有个人层次,也有团体、社会层次。团体就是在企业里面,可以促进沟通,增加彼此了解,提升知能,凝聚共识等。所以读书会对企业来讲,是很有效的方式,但急不得!
读书会是点点滴滴长期发展的学习团体,绝对不是短期、速成的操作。如果急着要看绩效,就不要用读书会,而应该用训练来达成,训练结束之后,立刻检测成效。所以读书会不是训练,是教育与发展的工作。
参考资料:EMBA世界經理文摘
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