行政|怎么组织一场高效会议?

如题所述

做行政怎么组织一场高效会议?

会前

1、确定会议目的:是收集信息、输出信息,还是讨论问题、做出决策。

2、确定会议的人、事、地、时:

人:确定主持人、参会人、记录人。

事:确定会议议程(事情先后顺序及时间)

时:开始时间和结束时间>1h,中间一定要设休息。

地:在什么地方开会。

3、准备会议材料:提前准备好会议背景材料、发言稿、主持稿、会议PPT等,会议背景材料提前打印好摆在桌子上,调整好投影设备,试一下PPT。总有同学遇到不兼容的问题,辛辛苦苦做的PPT格式全乱了。

4、发布会议通知:会议通知需要至少提前一天发,每个部门都有每个部门的工作计划,更何况助理经常组织的是高管会。每个高管都有自己一大摊子事,比如原本人家准备十点钟自己部门开会的提前三天就安排好了,结果你一个消息就把别人的计划全都打乱了,所有人都得跟着你调时间。

会议中

1、做好会议主持:有的助理也需要负责主持

Tips:一定要把握住每一次公开发言的机会,在职场,话语权筹于影响力。

2、控制会议走向:总有刁民想把会议方向带跑,同志们要注意啊。

3、控制会议时间:如果前期的准备做的非常好,我们按照计划执行就好了。万达的会议就超级厉赛,说几点开始就几点开始,更厉害的是说几点结束就能几点结束。

4、维护会议秩序:经常有人早退迟到、会上玩手机、随意走动等类似这样的事情,一定要制止,不然会不断削弱你的影响力和威信。

5、做好会议纪要:会议纪要考验的是逻辑思维和抓重点的能力,不只是记录会上每个人的发言,而是需要用金字塔原理来加工会议记录,形成结论先行、论据充足、重点突出、条理清晰的会议纪要。清晰的会议纪要也能避免后期执行的时候,有些人不承认自己说过的话。

6、形成会议决议:记清楚下一步的计划的负责人、时间节点、产出物,助理要规避的就是后期执行的时候各部门扯皮,所以一定要记清楚,不要给别人留下钻空子的机会。

会议后

1、整理会议室,恢复成原状。

2、整理记录的信息,形成会议记录。

3、呈报领导,确定要跟进的重要事项。

4、将会议材料立卷归档,以备查考。

5、跟进落实会议结果,及时汇报领导。

管理的本质就是如何开好会,以超强执行力着称的万达业内流传,万达开会,没人敢睡。

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