交易磋商的信函的特点：正文部分环节较多，写作时要根据各环节写明具体内容。
交易磋商函是交易双方就某项商品买卖的各种具体交易条件反复磋商，最后达成一致意向所用的商业信函。
交易磋商函与还价函相比，所涉及事项往往更加广泛，它不仅包括本次交易的具体条件，往往还涉及交易后的许多法律问题，如不可抗力、索赔、仲裁等交易后事项。
交易磋商函的内容包括：
1、开端语。表明收到对方信函，并表达己方基本的态度，接着引出己方就某些交易条件的要求。
2、详细列明己方的交易条件。如品质规格、数量、包装、付款、保险、交易地点、不可抗力、违约责任、仲裁等相关条款。
3、说明这些条款的合理性，并展望合作前景。
4、结束语。通常是期盼对方回复。
交易磋商主要环节
交易磋商可以是口头的（面谈或电话），也可以是书面的（传真、电传或信函）。交易磋商的过程可分成询盘、发盘、还盘和接受四个环节，其中发盘和接受是必不可少的，是达成交易所必须的法律步骤。
1、询盘
询盘（Inquiry）是交易的一方向对方探询交易条件，表示交易愿望的一种行为。询盘多由买方作出，也可由卖方作出、内容可详可略。如买方询盘：“有兴趣东北大豆，请发盘”，或者“有兴趣东北大豆，11月装运，请报价”。询盘对交易双方无约束力。
2、发盘
发盘（Offer）也叫发价，指交易的一方（发盘人）向另一方（受盘人）提出各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易的一种表示。
发盘在法律上称为要约，在发盘的有效期内，一经受盘人无条件接受，合同即告成立，发盘人承担按发盘条件履行合同义务的法律责任。
发盘多由卖方提出（SellingOffer）。也可由买方提出（BuyingOffer），也称递盘（Bid）。实务中常见由买方询盘后，卖方发盘，但也可以不经过询盘，一方迳直发盘。
3、还盘
受盘人不同意发盘中的交易条件而提出修改或变更的意见，称为还盘（CounterOffer）。在法律上叫反要约。还盘实际上是受盘人以发盘人的地位发出的一个新盘。原发盘人成为新盘的受盘人。
还盘又是受盘人对发盘的拒绝，发盘因对方还盘而失效，原发盘人不再受其约束。还盘可以在双方之间反复进行，还盘的内容通常仅陈述需变更或增添的条件，对双方同意的交易条件毋需重复。
4、接受
受盘人在发盘的有效期内，无条件地同意发盘中提出的各项交易条件，愿意按这些条件和对方达成交易的一种表示。接受（Acceptance）在法律上称为”承诺”，接受一经送达发盘人，合同即告成立。双方均应履行合同所规定的义务并拥有相应的权利。
如交易条件简单，接受中无需复述全部条件。如双方多次互相还盘，条件变化较大，还盘中仅涉及需变更的交易条件，则在接受时宜复述全部条件，以免疏漏和误解。