打电话已成为我们日常生活和商务交流中最普遍的方式之一,但商务电话与家用电话有很大差别。作为一名商界从业者,你每天都要接听很多电话,也要打出无数个电话。与你在电话中进行交流的可能是你的熟人,也可能是一些陌生的顾客。短短的一根电话线,有时可能决定着你人生和事业中的某件重大事情,决定着你事业的成败。当你打电话或接听电话的时候,你能自如地运用自己的语言吗?你能让对方觉得你诚实可信吗?你能在互不见面的情况下主动驾驭对方吗?作为一名企业家,无论是回答别人的咨询,阐述自己的观点,还是决定一项商业事务或者处理一个令人头疼的电话,你的大部分信息交流和业务都是通过电话来实现的。语言运用的技巧也是节省金钱和时间的有效途径,掌握打电话的技巧能够有效地防止你进行没有必要的交谈。尽管电话交流如此重要,也仍然有许多企业家不能有效地利用这种工具。每天都有许多人不能通过电话很得体地处理他们的事情。
电话沟通只闻其声不见其人,要想达成交易恐怕比面对面还要难。所以对说话的技巧更要注意。
(1)打电话时要简短,而且声音要柔和。我们不知道别人有多忙,千万不要浪费别人的时间。打电话时,要保持柔和、轻松,并尽可能用最短的时间表达你的目的,然后结束。如果你遵循这个原则来打电话,别人会很乐意在办公室里接听你的电话。
(2)注意听对方在说些什么。当你接听电话时,不要一边看其他报纸,或是阅读放在桌上的一篇报告,否则你会错失重要的谈话内容。对方也许已注意到你的兴致不高,他也不知道该怎么办。这样一来,谈话时间就会拉长,比原计划长了很多。要保持轻松,要有适当的间歇,这样电话就会很快结束。
(3)不要突然转身与办公室里的其他人说话,因而打断电话。当你料想必是你的电话时,你应该请别人帮忙去接听。同样,如果你约了别人来办公室商谈某事,却在这时候一直打电话,这种举动实在无礼且没效率。
(4)说话清晰明了,把你的意思直接传达给对方,不要兜圈绕弯。
(5)用你正常的声音说话,避免声音过大或过小。使用正常的语速,不要过快或过慢。同时,适当地改变语调既能表达重点,也能增添话语的感情色彩与活力,同时有助于对方了解你的意图。
(6)准确说出重要客户的姓名。你可以使用电话记事本记录对方姓名的准确发音,这样会避免回电话时因念错对方的姓名而尴尬。
(7)如果使用免提电话,应该不停地询问对方是否听得清你的声音,许多免提电话听上去声音空荡,因此很多人不喜欢使用它,你最好也不要使用。