1.开word文档，在邮件选项下点击选择收件人，再点击使用现有列表，在弹窗点击确定。
2.点击完成并合并，再点击编辑单个文档。
3.最后点击确定即可合并。
合并是和比较比较相似的功能，但也不是把两个文档进行复制在一起这么简单。合并功能也会像比较那样把修订的内容，合并的结果，两个文档都会显示出来。
具体方法如下：
第一步：单击“工具”·“信函与邮件”·“邮件合并”，任务窗格·“邮件合并”，见下图：
第二步：在“选择文档类型选项区”中选定“信函”，然后单击“下一步：正在启动文档”，显示如下图：
第三步：在“选择开始文档”选项区，见下图：
选定“使用当前文档”，然后单击“下一步：选取收件人”，然后单击“创建”。显示类似图5。
第四步：在图5上单击“自定义”，出现下面所示的“自定义地址列表”对话框，在上面修改、删除、添加字段名，然后单击“确定”，显示图4。
第五步：在“新建地址列表”对话框，键入所需信息（记录）后，单击“关闭”，打开右图（图6）所示的“保存通讯录”对话框。
第六步：在“保存通讯录对话框”上，选定路径及文件名后，单击“保存”。
第七步：单击“邮件合并收件人”对话框（图7）上，“确定”，如下图。
第八步：在图8上，单击“下一步：撰写信函”。
第九步：在Word中撰写好信函，如下图所示：
第十步：将光标移至在需要插入处，单击上图“撰写信函”选项区中的“其他项目”。
第十一步：在“插入合并域”对话框（图11）上，选定需要插入的域名后，单击“插入”。 提示：每次只能插入一个域。
第十二步：单击图12上，“下一步：预览信函”。
第十三步：在图13上，单击“收件人”区域的按钮，可以逐个（在文档中）预览。如无问题，单击“下一步：完成合并”。
第十四步：在“合并到新文档”对话框（图14）上，选定保存的范围，如“全部”后，单击“确定”。所需的录取通知就全部制作完成（见下图）。
提示：第四步至第七步的工作，是创建一个Access数据库文件，其中，包含一张名为：“Office_Address_List”的表，表中保存用户输入的记录。第十步和第十一步，是将该表中的字段域插入文档。生成（打印）邮件时，从该表中调用相应的数据。
首先，我们需要利用Excel将制作名片所需要的信息以二维表格的形式全部输入其中。为了讲解的需要，小编制作了如图所示的原始用户信息统计表：
创建一个新Word文档，然后设计名片的版面，其中一种效果如图：
切换至“邮件”功能区，点击“开始邮件合并”下拉列表，从中选择“信函”项。
点击“选择收件人”下拉列表，从中选择“使用现有列表”项。
选择之前创建的用户信息表导入，并在弹出的窗口中选择数据所在“工作表”，并点击“确定”按钮。
然后选中要替换的词或将光标放置在放置信息的位置，点击“插入合并域”按钮，并从中选择相关的标题进行替换或插入。
接下来就是图片部分的插入操作：删除图片，将光标放置在图片位置，切换至“插入”功能区，点击“文档部件”下拉列表，从中选择“域”项。
在打开的“域”窗口中，选择“IncludePicture”项，勾选“水平大小”和“垂直大小”项，点击“确定”按钮。
按键盘上的“Alt+F9”进入域代码模式，然后在“IncludePicture”后面输入双引号，然后点击“插入合并域”->“照片”项。最后再次按“Alt+F9”返回正常模式。
最后点击“完成并合并”->“编辑单个文档”项，并在弹出的窗口中选择“全部”并点击“确定”即可完成批量名片制作过程。本回答被提问者采纳
Word邮件合并的使用