如何让职场会议更高效?
对于这个问题中的“高效”一词,我觉得首先需要有一个明确的定义,到底什么才是所谓高效的会议呢?不妨试试用“结果导向”来思考这个问题。
前段时间,公司领导组织我们共同阅读了一本书,姜汝祥的《请给我结果》,这本书中提到了“九段秘书”这个案例,让我看到了真正的高手是如何组织会议的。再结合自己前几天召开会议的经历,来分享一下我所理解的“组织一场高效的职场会议的四个步骤”。
第一步:会前通知要到位
前天早上,突然接到领导的通知说当天要组织一场会议,而且需要邀请各单位领导参加,当时的第一反应就是:这也太匆忙了吧,完全没有准备呀!但对于领导安排的任务,当然只有执行。所以当时我就决定先静一静,好好思考一下接下里自己具体都要做些什么。
于是我拿出一张白纸,在纸上写下了5 w 1 h。通过这个方法,我基本了解这场会议的目的和大致内容(why、what),就可以推测出这场会议的形式(how),需要邀请哪些人参加(who),需要提前准备的东西要在开会前提前准备好;再确定开会的具体时间和地点(when、where),提前发通知到个人。
发通知的几个小Tips:
1.提前通知:提前用电子邮件或在黑板上发个会议通知,让大家有个心理准备;
2.注意落实:发完通知之后,最好再打个电话与参会的人确认,确保每个人都被及时通知到;
3.再三检查:发通知落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参加,确定有没有变动,对临时有急事不能参加的人,立即汇报给领导,保证领导在会前知悉缺席情况。
也许大家会觉得,不就一个通知嘛,干嘛要弄得这么复杂?但如果我们换个角度来思考就会发现,其实通知仅仅只是一个过程,其结果是保证会议能按计划召开。所以这就是用“结果导向”来思考问题的意义所在。
同样,如果用“结果导向”来思考会议准备的问题,我们会发现,组织会议我们真正想要的其实是会议能达到预期的结果和目的。所以在会前,我们还需要准备相关会议用品,提前测试会议所需的设备,确认我们的会议在物品上、环境上都能满足此次会议的需求。同时,我们还需要根据会议的内容提前给与会者发放相关的资料,让大家有备而来,从而提高会议的效率。
第三步:做记录、发记录
这一步其实就是做好会议纪要,很多人可能又会有疑问,怎样才能写好一份会议纪要?我觉得不仅仅是要记录好会上所讨论的问题、做出的承诺、取得的成果等等,最核心的还是:要站在领导的角度想一想:领导想要的结果到底是什么?
会后整理好会议记录给领导,然后请示领导会议记录没有问题后,是否发给参加会议的人员或者其他人员,要求他们按照执行。做好这一步,我们的结果又近了一步,是可“交付和传播”的。
第四步:问题追踪、流程化
能做好以上几点,整个会议流程就差不多了。但真正的高手,他们还会看到结果背后的结果,会议背后的目标其实是解决问题,于是他们会根据会议确定的各项任务,一对一落实到责任人,然后一直跟踪,直到问题解决,不解决继续开会等,这其实已经做到了领导者的层面。
以上整个流程已经做到了“九段秘书”中的第八段,第九段是把上述所有过程形成标准的“会议”流程,让任何一个秘书都能根据这个流程,复制优秀团队,最终形成一个完善的会议服务体系!
所以说,真正高效的会议不仅仅是开会,而是帮我们解决问题,时刻从“结果导向”出发,更能有效地帮助我们看到问题的本质。并且,当我真正组织完一场完整的会议之后,我也慢慢意识到:重要的不是做了多少工作,而是用心把一件事情做到极致!
职场中,会议绝对是经常出现的高频词汇。由此是对于创业公司而言更是如此,我在之前的一份工作中就碰到过这样的情形:每天都要开会,三五分钟的破事,要说个半小时,1小时。周而复始,让我烦不胜烦,最终还是决定从那家公司离职。至今前同事们每天都要例行吐槽公司的开会制度。
所以在职场中提升会议效率和质量,就显得至关重要。那怎样才能提升会议效率和质量呢?
【1】流程化管理
会议的各个流程,都要规划化流程化。从开始准备开会、通知参与人、会议的执行、会议纪要等关键流程都要规范化,而且让公司全体员工遵守这个流程。
【2】会议准备
会议的组织人员在接到领导准备开会的通知之后,要提前将会议主题、会议时间、会议相关准备事项提前用邮箱或者协同办公软件推送给各参会人员。记住会议主题一定要明确。
【3】会议时间及场地预定
提前定好会议准备进行的时间,让大家心中有数。大公司的话,要提前通过办公室系统预定会议室。
【4】减少干扰
开会期间,电子产品静音甚至不要携带,以便大家集中精力开会提高效率与质量。【5】控制会议节奏
当开会人员跑题是要及时控制,将主题拉回,一次最好只讨论一个议题,无关讨论一概不管。
【6】后期执行
会后要根据会议纪要进行后期的执行,每个人员后期项目的任务跟进都要清楚的体现在会议纪要上,最好要有一个专门的记录人员。
希望我的答案对你有所帮助,我是重玄,欢迎关注。了解更多高效工作技巧及职场实用干货。
在职场上任何人都不可能愿意会议,这个既让人讨厌而又不得不参加的工作。也少又人能将会议这件事变得高效和富有价值,大多数人都在会议上消耗了无缘无故的时间。关于会议这件事,本质是时间管理的问题,很多大咖说了,我也说说自己的观点:
1.会议完全是管理成本,所以如无必要不需要开会。对于一个公司来说一定要从CEO到任何一个人,没有必要,一定不准开会,浪费所有人实践。
2.会议的目的,是为了达成结果,所以任何会议都必须有会议所要达成的目标,任何人都必须带着与会相关的目标参加会议,不然就不能进入会议室。不打无准备的战役,开会更是如此。会前必须熟悉会议相关的内容,任何要发言的主题都必须穿越给其他与会者。
3.会议参与人数不易过多,非直接相关的人员尽量不要参加会议,会议结果可以公示,谁想看自己在内网查询。会议参加的人能少则少,多则无意。
4.会议的主持很关键,一个好的主持知道如何推进会议进程和打断不必要的议程。
5.可以给会议设定明确的时间,并且将公司的会议形式压缩在几个范围内。
6.关于会议的一切规则一致,善于使用技术工具,比如会议记录的科学方法等,会议结束会议记录也完成了。
另外,优秀的人开会,会直接讨论结果,而非先要对一堆因果关系进行追溯,这同时也是默契和信任。
在职场中的人应该都会有相同的感受,那就是,有时候开会,领导在上面讲,其他人在下面神游。因为,大部分的职场会议又臭又长。
所以,首先第一点,能不开会就不开会。
比如能用邮件通知到位的,就不要把大家都召集起来开会来宣布。
第二点,会议要提前通知,相关资料要分发到位
有时候很多人参加了会议,却不知道会议主题是什么,自己准备不足又不知道说什么。
所以,会议要提前通知,让大家都能有时间准备一下,资料都要给到位,要不然就可能一问三不知。
第三点,只邀请和会议内容最相关的人
不要每次开会就呼啦啦一大群人进入会议室,这只会让会议变得低效,既不利于做决策,又浪费了大部分人的工作时间。有可能的话可以站着开会,这样结束的快。
第四点,角色安排到位
主持人要把握会议进度,准时开始,准时结束,记录员要把会议的关键点,会议的决策记录下来,散会后整理好群发给相关人员,任务分配到个人。领导一般就是决策者的角色,只在结束时进行拍板决策。
第五点,文明表达,禁止扯皮
有时候,与会人员可能会因为某项决策而开始扯皮,或者人身攻击,这个时候要立刻喊停,由全体人员对议题进行表决,领导最后决策。
最后,推荐很有名的高效率议事法则————“罗伯特议事法则”,可自行百度。