(1)禁止与资料管理无关人员进入。
(2)禁止明火，并配备灭火器材，制定防火应急预案。
(3)值班登记。
(4)温、湿度记录。
(5)配备红外、摄像头防盗设施，与当地公安报警系统联网，能使警方在第一时间出警。
(6)进入资料工作场所前换鞋、穿工作服。
(7)禁止在资料工作场所吃东西、喝水。
(8)借阅登记。借出资料进行登记。登记方式有手工登记和数据库登记两种。手工登记要求借阅者签名，数据库登记与条形码扫描配合，要求借阅者确认。借阅出库的成果资料，在原资料袋或盒中留下出借记录，也有人说成是“资料代理卡”的，用以说明资料去向。出借记录单正常每盒放置一张，借阅人将资料归还后需要及时销账。已经用数据库进行借阅管理的资料馆，可以通过数据库设计，能查明出库资料去向的，可取消资料盒内的出借记录单环节。
资料借阅登记表
资料借阅登记表，用于日常资料馆、室接待借阅的登记账册，它可以统计工作量，更是“借条”收据，是摧还借出资料的依据。
成果资料卷内借出记录卡
如上表，是某资料室成果地质资料东231井盒内借出记录卡，借出日期是指借出当天日期，1(A)是该盒(钻231档)里借出的资料件号，A套1号资料被借出，件号1的资料名称是东231井完井地质报告，通常成果地质资料存档会有3套以上，分别为A、B、C套……，签字是借出资料本人当场签字，归还日期是归还资料的销账日期。还有单位将借阅资料人的单位列于卡内栏目，以便指出借走资料者是哪个单位的人，便于按单位摧还和索要。
卷内借出资料记录卡，用于指明盒内资料借出去向，有人称为资料代理卡。每个资料盒内置放一张。卡上的卷(盒)号与资料盒面记录的标签相同，是该档资料的档号，卷名是该档资料题名。与表内件号、件名不同，表头卷(盒)号、卷名是固定与配套的，由资料馆填写，表格内文字是针对借出的资料，由借阅人根据实际借阅情况填写的。
(9)资料保护与控制。库房内的工作人员一定要关注和维护资料的安全。实践中总结出不同介质的资料有不同的安全要求：硬盘怕碰撞，光盘怕摩擦，磁带怕摔打，我们在对资料实施管理过程中，适用“精细”管理的理念。
阅览现场的监督与检查应该到位。阅览场所可安装摄像头，监督资料阅读行为，控制不良行为发生。防止挖、撕、改现象出现。对重量级资料、高密级资料专人陪伴阅览。对损坏的原本资料及时采取补救措施。
(10)建立定期安全、保密检查制度。目前不少单位对检查内容和检查台账做出了细致的规定，做到了检查有记录、责任到人和发现隐患能得到及时整改。
(11)电子文件的监控。库房管理的主要是实体资料，如纸质、磁质载体资料、胶片等，与实体资料对应的虚拟文件也可归类库房管理，对电子文本、数据文件管理与监控也应提上议事日程，以防缺位。在电子阅览室配备的计算机实行与网络的物理隔离，采用专门的USB接口，使外来的移动硬盘无法拷贝。
按发展趋势看，地质资料管理中对纸质等实体资料的管理会逐步在量上减少，而无纸化办公产出的主要是电子与数据文件，地质资料馆也逐步成为数字资料馆，库房管理将会成为对电子与数据文件的管理与监控，这也是地质资料管理实践促成的与时俱进内在动因。