经由物料需求管理系统产生采购建议单，采购人员衡量现有供应商之产能、价格及服务水准，进行安排采购数量分配及自动开立列印采购单，并将采购资料传输至系统作采购管理，而作业可弹性调整，选择独立采购下单，并能提高进料的时效以利於产销作业顺利进行。
厂商交货资料处理
当厂商依采购单号之指定项目，进行交货到收料单位待验，品管单位则可依其待验量和项目执行验收，采购单位查询这些资料，再进行催料作业，以避免缺料现象。 企业为保证产品质量，常常对料件原材料的产地和质量有特别要求（比如：外资企业），当料件制造商不能提供企业要求的原材料，或者购买的原材料价格偏高时，企业为保证产品质量和成本往往会帮厂商代购原物料以加工自己料件，此类委外材料因不能按订单分批发放，故要对厂商库存进行记帐。
系统将此类委外作为代购件处理，通过原物料发出、加工料件采购中量、加工料件交货数量自动记录厂商库存，并提供厂商库存明细表进行库存对帐处理。提供原物料进出平衡分析表，分析代购材料发出和收回状况。 采购成本最直接影响产品成本，系统按期对产品采购成本进行目标管理，系统提供的本期与上期的成本差异分析，并以颜色区分成本上涨和下降，使得管理者能迅速准确的得到成本差异真正原因之所在，以迅速采取对策控制成本上涨。
如今市面上的采购管理系统繁多，产品本身也各有特色，以8Manage SRM采购管理系统为例，其系统特点包括：
1、供应商全生命周期管理：提供在线自助的供应商寻源，并可按照企业规范进行资质管理、资质审核，从供应商源头进行质量把关，并且系统提供基于供应商实时交易数据的绩效考核管理。从价格、交付、质量等多个维度对供应商进行综合考评。并基于考评结果进行等级管理，形成优胜劣汰的良好机制。
2、实现电子化采购：供应商通过电子平台与采购方进行实时交互，实现供应商自助注册，在线询报价，在线招投标，电子订单、在线发货，并且采购方与供应商均可通过电脑及App形式进行应用。
3、覆盖全面的企业采购管理功能，包括采购目录管理、供应商管理、采购申请、采购计划、询比价、招投标、采购订单管理、采购报表分析以及供应商在线自助。应用组织覆盖需求、采购、仓储、财务、供应商，帮助企业建立规范、高效的协同采购管理平台。